Вы только что увидели, как объединять данные, но люди часто спрашивают об обратной проблеме: как анализировать данные, которые находятся в одном столбце. Допустим, вы хотите отсортировать данные на рисунке ниже по почтовому индексу:
Выберите данные в A2: A99 и выберите «Данные», «Текст в столбцы». Поскольку названия некоторых городов, например Су-Фолс, состоят из двух слов, вы не можете разбивать данные при каждом появлении пробела. Вместо этого вам нужно использовать запятую, чтобы получить город в столбце A, а штат и почтовый индекс в столбце B, поэтому на шаге 1 мастера выберите «С разделителями» и нажмите «Далее».
На шаге 2 мастера снимите флажок «Вкладка» и выберите «Запятая». Предварительный просмотр внизу диалогового окна показывает, как будут выглядеть ваши данные. Нажмите кнопку "Далее.
Осторожно
В оставшуюся часть дня после использования текста в столбцы Excel запомнит варианты, выбранные вами на шаге 2 мастера преобразования текста в столбцы. Если вы скопируете данные из Блокнота и вставите их в Excel, они будут разделены запятой. Это часто сводит с ума, потому что в большинстве случаев данные анализируются не через запятую, но до сегодняшнего дня так и будет. Чтобы исправить это, закройте и снова откройте Excel.
Шаг 3 мастера просит вас объявить каждый столбец как «Общий», «Текст» или «Дата». Можно оставить столбцы как Общие.
После того, как вы разделили состояние и почтовый индекс на столбец B, выберите B2: B99 и снова выберите «Данные», «Текст в столбцы». На этот раз, поскольку каждое состояние состоит из двух символов, вы можете использовать фиксированную ширину на шаге 1 мастера. Чтобы сохранить начальные нули в почтовом индексе, выберите второй столбец и выберите «Текст» в качестве типа данных на шаге 3 мастера.
Подсказка
Многие данные будут хорошо работать с фиксированной шириной, даже если они не будут выровнены. На следующем рисунке первые три строки набраны шрифтом Calibri и не выровнены. Но если вы измените шрифт на Courier New, как в строках 4: 7, вы увидите, что столбцы идеально выровнены.
Иногда вы найдете набор данных, в котором кто-то использовал Alt + Enter, чтобы поместить данные в новую строку в ячейке. Вы можете разделить каждую строку на новый столбец, нажав Ctrl + j в поле Другое на шаге 2 мастера, как показано ниже. Почему Ctrl + j? Еще в 1980-х годах IBM объявила Ctrl + j переводом строки. Ctrl + j также можно ввести в диалоговом окне «Найти и заменить».
Есть три особых ситуации, с которыми легко справиться Text to Columns:
- Даты в формате ГГГГММДД можно изменить на настоящие даты. На шаге 3 мастера щелкните заголовок столбца в диалоговом окне, выберите «Дата», затем выберите «ГМД» из раскрывающегося списка.
- Если у вас есть отрицательные числа, где знак минус появляется после числа, перейдите к шагу 3 мастера, нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите «Завершающий минус» для отрицательных чисел.
- Данные, скопированные из оглавления, часто имеют выноски, которые простираются от текста до номера страницы, как показано ниже. На шаге 2 мастера выберите «Другое», введите точку и установите флажок «Обрабатывать последовательные разделители как один».
