На протяжении десятилетий некоторые люди хотели, чтобы несколько человек работали одновременно в одной книге. Функциональность старой общей книги была неудобной. Люди прибегали к тому, чтобы только один человек имел доступ на запись ", что привело к тому, что кто-то открыл файл, а затем забыл закрыть его, прежде чем пойти на двухчасовой обед и все это время связывать файл.
После того, как продукт Google для работы с электронными таблицами начал предлагать возможность редактировать один и тот же лист нескольким людям, команда Excel потратила более двух лет на разработку функции, которую они назвали совместным редактированием. Эта функция была выпущена для клиентов Office 365 летом 2017 года.
Эта функция работает хорошо, как только вы ее настроите. Но сложно понять все шаги, которые позволят нескольким людям использовать Excel на своих компьютерах вместо того, чтобы некоторые люди застряли в использовании Excel онлайн.
Для начала выберите одного человека, который будет владельцем книги. У этого человека уже должна быть настроена папка One Drive For Business или SharePoint Online. Владелец документа должен использовать команду «Файл», «Сохранить как» и выбрать сохранение документа в OneDrive или SharePoint Online.
Владелец книги щелкает значок «Поделиться» в правом верхнем углу Excel.
Панель «Поделиться» просит вас приглашать людей по адресу электронной почты.
Но если вы посмотрите на нижнюю часть панели, вы можете создать ссылку для обмена.
Создайте ссылку для общего доступа, где любой, у кого есть ссылка, может редактировать книгу.
Скопируйте ссылку и отправьте ее другим членам вашей команды.
Следующий шаг - раздражающая часть. Когда они перейдут по ссылке, они попадут в Excel Online в качестве гостя. Электронная таблица появится, и их можно будет редактировать в Excel Online. Я разговаривал с людьми из одной компании, которые на этом остановились. Один человек (владелец книги) редактировал в Excel, а все остальные застревали в Excel Online.
Осторожно
Как показано ниже, кнопка «Редактировать в браузере» очень заметна, и вы, скорее всего, нажмете именно на нее. В отчаянии вы можете попробовать нажать кнопку «Загрузить», но это лишит вас возможности соавторства. Не так очевидна кнопка «Войти» в правом верхнем углу.
Чтобы другие соавторы могли использовать книгу в реальной версии Excel, работающей на ПК, им необходимо сначала войти в Excel онлайн. Используйте учетные данные, которые отображаются в Excel в разделе Файл, Учетная запись.
После входа в систему появится раскрывающееся меню «Изменить книгу». Откройте меню и выберите «Редактировать в Excel». Это единственный способ, чтобы все были соавтором и использовали настоящий настольный Excel вместо Excel Online.
Пока вы и другие работаете с документом, ваша активная ячейка будет выделена зеленым. Активные ячейки для остальных будут другого цвета. Если вы хотите знать, кто редактирует ячейку, наведите на нее курсор.
Совместное редактирование будет работать нормально, если все будут избегать одновременного редактирования одной и той же ячейки.
Когда кто-то (возможно, ваш менеджер) ныряет, чтобы отредактировать ячейку, которую вы уже редактируете, то сбивающий с толку набор правил решает, кто правит. Вместо того, чтобы иметь дело с этими правилами, порадуйтесь, что совместное редактирование в основном работает, и попросите всех согласиться не редактировать одну и ту же ячейку одновременно.
Совместное редактирование - это совершенно новый опыт. Есть хорошие и плохие вещи, к которым вам нужно привыкнуть, когда вы соавторствуете.
