Заметка
Кэти Салливан - менеджер проектов в команде Microsoft Word. Ради этого совета я передаю подиум Кэти.
Хотя поклонники Excel иногда дразнят, что Word и PowerPoint - это бесплатные приложения, которые поставляются с Excel, бывают случаи, когда Microsoft Word предлагает функцию, которой нет в Excel. В таких случаях имеет смысл скопировать данные из Excel, вставить в Word, выполнить команду, а затем скопировать обратно в Excel. Вот несколько примеров методов, которые лучше использовать в Word, чем в Excel.
Техника 1: преобразовать в верхнее, нижнее, правильное
Если вам нужно преобразовать верхний регистр в нижний или правильный, в Word есть сочетание клавиш. Скопируйте данные в Word и переключите регистр с помощью Shift + F3.
Техника 2: добавление пуль
Если вы хотите добавить маркеры в ячейки Excel, это намного проще в Word, чем в Excel. Скопируйте ячейки в Word и примените стиль маркера. Скопируйте из Word и вставьте обратно в Excel. Возможно, вам придется использовать значок «Уменьшить отступ» несколько раз.
Подсказка
Если у вас есть диапазон ячеек, содержащих текст, выберите диапазон и нажмите Ctrl + 1, чтобы открыть диалоговое окно «Формат ячеек». Затем на вкладке «Число» выберите «Пользовательский» в списке слева. Щелкните поле Тип и удалите все, что там есть. Удерживая нажатой клавишу alt = "", нажмите 7 на цифровой клавиатуре. Должна появиться пуля. Введите пробел, а затем @.
Техника 3: Визуализация и раскраска формул
Если у вас очень длинная формула, например, с 10 вложенными операторами ЕСЛИ, вы можете вставить ее в Word и использовать цвета и Shift + Enter, чтобы разделить формулу, чтобы понять ее смысл. (Одно опровержение от команды Excel: вы можете развернуть строку формул и использовать Alt + Enter, чтобы разделить формулу на несколько строк. Или вы можете использовать отличную надстройку RefTreeAnalyser от Яна Карела Питерсе.
Метод 4: более быстрый SmartArt
Word предлагает параметр «Преобразовать текст в SmartArt». Хотя Excel также предлагает SmartArt, это не очень удобно, потому что вам нужно копировать записи по одной в панель SmartArt.
Метод 5: извлечение данных из PDF
Допустим, у кого-то есть книга Excel, и он сохраняет эту книгу в формате PDF. Они отправляют это вам. Это раздражает, и они явно не хотят, чтобы вы повторно использовали данные. Если вы откроете PDF-файл в Acrobat Reader, скопируете данные и вставите их в Excel, он превратится в один столбец. Но вот секрет: сначала вставьте эти данные в Word. Строки и столбцы будут вставлены правильно. Затем вы можете скопировать из Word и вставить обратно в Excel. (Если вы застряли в версии Office до 2013 года, я рекомендую Able2Extract.)
Исходные данные показаны слева внизу, а справа вы можете увидеть, как они выглядят при вставке непосредственно из PDF в Excel. Вы можете видеть, что данные «раскручиваются», и B1: C1 переходит в A2: A3 и так далее.
Вставьте те же данные в Word.
Скопируйте из Word и вставьте в Excel.
Данные остаются в исходном порядке. Вы можете отменить перенос по словам и настроить ширину столбцов, чтобы вернуться к исходным данным.
Техника 6: изменение форматирования слов в Excel
Если у вас есть предложения текста в Excel, можно выбрать одно слово в режиме редактирования и изменить цвет этого слова. Но глобальное изменение цвета всех вхождений слова в Excel утомительно. Вместо этого вставьте данные в Word и нажмите Ctrl + H. Измените собаку на собаку. Щелкните Еще >>, а затем выберите Формат, Шрифт. Выберите красный. Щелкните "Заменить все".
Скопируйте из Word и вставьте обратно в Excel. На рисунке ниже показано, что у вас получится.
Техника 7: замена с сохранением форматирования символов
Word также решает аналогичную проблему: заменяет текст, но форматирование текста остается неизменным. Ниже представлен опрос о лучшем питомце. Кто-то выделил определенные слова в тексте.
Используйте Ctrl + H для поиска и замены, как показано слева. При использовании «Заменить все», если предложение было изменено, форматы в ячейках будут потеряны. На рисунке ниже зачеркнутый текст остается в первой строке, потому что в этой строке не было слова «щенок», и поэтому она не была изменена.
Чтобы сохранить форматирование в исходном тексте, скопируйте в Word. Сделайте замену в Word. Скопируйте из Word и вставьте обратно в Excel.
Спасибо Кэти Салливан (менеджеру проекта в команде Word!) За этот совет. Кэти явно предпочитает собак кошкам. Спасибо Гленне Шоу и Оз дю Солей за идеи для этого совета.
