Сегодня интересная задача Excel о ведомостях материалов. У вас много сырья. Каждый элемент может быть собран в несколько различных сборок верхнего уровня. Исходя из имеющегося в наличии сырья, достаточно ли у вас для выполнения заказа на определенный товар?
Смотреть видео
- Тим спрашивает: сколько штук каждого предмета доступно для продажи
- Усложняющий фактор: товар состоит из нескольких коробок.
- Метод счета №1: добавить вспомогательный столбец с INT (необходимое количество / в наличии)
- Добавляйте промежуточные итоги для минимума помощника при каждом изменении продукта
- Свернуть промежуточные итоги в представление №2
- Выбрать все данные. Используйте alt = "" +; для выбора видимых ячеек
- Вставить в новый диапазон
- Ctrl + H, чтобы изменить Space Min на ничего
- Майк Метод # 2
- Скопируйте столбец Product справа и используйте Data, Remove Duplicates.
- Рядом с уникальным списком товаров используйте MINIFS
- Обратите внимание, что MINIFS доступен только в Office 365.
- Метод Билла №3: обычная сводная таблица не работает, потому что вычисляемые поля в этом случае не работают.
- Выделите одну ячейку в ваших данных и нажмите Ctrl + T, чтобы преобразовать в таблицу.
- Вместо этого при создании сводной таблицы установите флажок «Добавить в модель данных».
- Создайте новую меру для Доступно к продаже, используя INT
- Создайте новую меру для комплекта, доступного для продажи, используя MINX
- Эта сводная таблица работает!
- Майк. Метод №4. Используйте функцию АГРЕГАТ.
- Похоже, вы хотели бы использовать аргумент MIN, но используйте SMALL, потому что он обрабатывает массивы
- Использовать
=AGGREGATE(15,6,INT($D$2:$D$141/$C$2:$C$141)/($A$2:$A$141=F2),1) - АГРЕГАТ - одна из пяти функций, которые могут принимать массив в качестве аргумента без Ctrl + Shift + Enter.
- Метод Билла # 5
- Преобразуйте данные в таблицу и используйте Power Query - также известную как Get & Transform
- В Power Query рассчитайте необходимое количество OH / Needed
- Используйте функцию Number.RoundDown для преобразования в целое число
- Используйте группировку по номеру детали и минимальной доступности
- Закрыть и загрузить
- Бонус: его можно обновить!
Стенограмма видео
MrExcel: Привет, добро пожаловать обратно, пришло время еще одного подкаста Dueling Excel. Я Билл Джелен из, ко мне присоединится Майк Гирвин из Excel Is Fun. Это наш Эпизод 190: Сколько комплектов доступно для продажи?
Хорошо, сегодня вопрос прислал Тим. Смотрит наши видеоролики Dueling Excel, он работает в розничном магазине и попросил создать электронную таблицу, чтобы показать нашему отделу продаж, что у нас есть и что мы можем продать. Звучит просто, правда? Но вот загвоздка: товар, который они продают, состоит из нескольких коробок и инвентаризируется по каждой коробке. Вот пример того, что он видит. Итак, у этого предмета, P12345, есть 3 разные вещи, которые они должны отправить. А в наборе требуется 4 коробки 1, 1 коробка 2 и 1 коробка 3. И именно столько у них на складе. Хорошо, просто посчитав здесь, у них есть 2 полных набора коробки 1, 4 полных набора коробки 2 и 3 полных набора коробки 3. Но это означает, что они могут продать минимум этих 3 чисел - они можно продать только 2. И здесь у них есть 4 комплекта коробки 4,4 коробки 5, 2 коробки 3, только 1 коробки 7 - это ограничивающий элемент. Таким образом, в этом случае они могут продать только один из них. Хорошо. Теперь, вопрос на более поздний день, я сказал: «Хорошо, есть ли шанс, что Картон 3 используется более чем в одном месте?» И он говорит: «Да, но мы поговорим об этом позже». Хорошо.
Итак, вот как я собираюсь атаковать это. На самом деле я могу придумать несколько разных способов атаковать это, так что это может быть интересно - это может быть дуэль взад и вперед. Что я собираюсь сделать, так это иметь здесь столбец «Помощник», а в столбце «Помощник» будет анализироваться, сколько товаров мы можем продать, по каждому элементу. Итак, = 8 разделил 4, вот так, и мы дважды щелкнем его, чтобы скопировать. Но, допустим, нам нужно было 4, а у нас было 6. Хорошо, теперь будет 1.5. Ну, ты не можешь продать половину дивана, понятно? Итак, это должно быть целое число. Итак, что я собираюсь сделать здесь, это использовать = INT - INT, целое число - то, что снимает десятичные дроби и оставляет нам только всю сумму. Хорошо. Итак, у нас есть 8 - возвращение к исходному числу.
И нам нужно выяснить, для каждого элемента здесь, какое наименьшее число в столбце E? Убедитесь, что данные отсортированы по продукту, перейдите на вкладку «Данные», выберите «Промежуточные итоги», при каждом изменении продукта используйте функцию «Мин». Вы знаете, я все время преподаю промежуточные итоги на своих семинарах по Power Excel, и я указываю, что здесь есть 11 функций, но я никогда не использовал ничего, кроме Sum и Count. Таким образом, хотя промежуточный итог может быть не самым быстрым способом сделать это, я хочу сказать, что на самом деле был один раз, когда я мог использовать что-то другое, кроме Sum and Count. Хорошо, нажмите ОК. И что мы собираемся получить, так это то, что каждый раз, когда номер занавеса - номер продукта - изменяется, мы видим Мин. И эта Мин - тот ответ, который нам нужен. Итак, я перешел к представлению номер 2, я выделю все эти данные и Alt +;чтобы выделить только видимые ячейки, Ctrl + C, а затем мы спустимся сюда и вставим - давайте просто вставим в эту область - Ctrl + V. Хорошо. Удалите лишние столбцы, а затем нам нужно избавиться от слова Min. И не просто слово Мин, а пробел Мин. Хорошо. Итак, я собираюсь использовать Ctrl + H и изменить повторение пробела Min на ноль, заменить все, щелкнуть OK, щелкнуть Close, и вот наша таблица того, что у нас есть для продажи. Хорошо, Майк, я брошу его тебе.и вот наша таблица того, что у нас есть в наличии для продажи. Хорошо, Майк, я брошу его тебе.и вот наша таблица того, что у нас есть в наличии для продажи. Хорошо, Майк, я брошу его тебе.
Майк: Вау! MrExcel, мне это нравится. Функция Min в промежуточных итогах. Как это круто? Хорошо, я собираюсь перейти к этому листу прямо здесь, я собираюсь сделать ту же самую колонку Helper. = INT мы возьмем все «В наличии», разделенное на «Требуемое количество», в скобках. Ctrl + Enter, дважды щелкните и отправьте его вниз. Теперь мне просто нужно найти Мин, доступный для данного условия или критерия. Я собираюсь выбрать Продукт, Ctrl + Shift + Стрелка вниз, Ctrl + C для копирования, затем я перейду к Стрелке вправо, Ctrl + V, затем я подойду и скажу Удалить дубликаты. Вот оно.
Раньше я все время использовал расширенный фильтр, только уникальные записи, но похоже, что этот метод быстрее. Вот мой уникальный список. Теперь я пойду сюда. Как много? И я собираюсь использовать новую функцию MINIFS. Теперь MINIFS находится в Office 365; для Excel 2016 или более поздней версии MINRANGE. Что ж, мне нужно найти минимальное значение в этом столбце, Ctrl + Shift + стрелка вниз, F4, запятая и диапазон критериев - это будет весь продукт. Ctrl + Shift + стрелка вниз, F4, запятая, стрелка влево, и мы идем. Это получит минимальное значение из того, сколько, в зависимости от условия или критериев, закрытых скобок, Ctrl + Enter, двойного щелчка и отправки вниз. Хорошо. Итак, есть MINIFS и Subtotal. Я собираюсь вернуть его тебе.
MrExcel: Да, Майк, очень мило. Удалите дубликаты, получите уникальный список продуктов, а затем функцию MINIFS. Я спросил его, в какой версии Excel он работает, он ответил, что это Excel 2016. Надеюсь, это версия Office 365 2016 года, так что у него есть к ней доступ. А как насчет сводной таблицы? Хорошо, поэтому я создал сводную таблицу с продуктами и требованиями, суммой требуемых количеств и суммой имеющихся в наличии. Затем отсюда, «Анализировать», «Поля, элементы и наборы», «Вычисляемое поле», и создал новое вычисляемое поле под названием «Доступно», которое есть в наличии, разделенное на требуемое количество - в этом случае мне не нужно Колонна Помощников здесь. И сначала казалось, что это сработает, потому что у нас было 2, 3 и 4 и отчет о том, что минимум 2 - я изменил это вычисление, конечно, на Min,и это казалось хорошим.
But then, on this one, where we have 2,4,4,1,2, it's reporting 3. And what's happening is it's doing the calculation on this row. We have 25 on hand, divided by 8, that's 3 and a fraction, and so it's reporting 3, and so, no. A regular Pivot Table calculate item is not going to work. But instead, convert this data to a table and then Insert, PivotTable, Add this data to the Data Model, click OK. And we're going to have, down the left-hand side, Product and what it Requires. I'm going to create two implicit measures here with a Required Quantity and some of On Hand, and then I'm going to create a new measure. So, PowerPivot, Measure, a New Measure, and this new measure will be called Available to Sell (AvailToSell) and that formula is going to be, how many we have on hand divided by how many are required for each item, and click OK. Alright, so 8 divided by 4 is 2.
Alright. Now, that's still not our right answer, and we probably need to run this through the Integer function. So, Measures, Manage Measures, edit this and wrap the whole thing inside the INT function like this, click OK, and click Close. Now we're getting a fractional number-- still the wrong answer here.
But we're going to use a great new function that's only available in DAX. New Measure, and this is going to be called KitAvailable, and the function is not MIN, but MINX-- MINX. The MINX function. And the table that we're going to use is Table 1, and then expression is going to be that Available to Sell that we just calculated, and what this does-- the MINX function evaluates on a row by row basis and finds the minimum error. And so, we'll click KitAvailable, OK. Well, check this out: So here, where we have 2, 4, 4, 1, and 2, it's reporting 1. Alright, now in a perfect world all we have is Product and KitAvailable-- we don't need any of this other stuff in the middle. Alright. So we're just going to check this here, 2, 1, 3, 2, are our answers. I'll take the Requires out, 2, 1, 3, 2, yes. It's going to work. We actually take all the intermediate calculations out, just have a KitAvailable, like that. Mike, do you have another one?
Mike: How cool is that,? You use the MINX function in DAX; well, I'm going to go back over here, I'm going to use a formula. But I'm going to pretend like I don't even have this Helper column. I used MINIFS. Well, before MINIFS, in Excel 2016 there was the AGGREGATE function in Excel 2010. Now I want to use MIN, but of course, functions 1 to 13 do not let you do array formulas. So I'm going to have to use SMALL 1 as a substitute for the MIN function. And SMALL is one of the functions, 14 and above, that can handle array operations. That argument right there, array. So function number 15, comma, I want to ignore divided by zero error, so I'm going to type a 6 to ignore errors, comma, and I need to simulate that whole Helper column in the array argument-- INT. And instead of simply saying On Hand divided by Require, we do the whole column, Ctrl+Shift+Down Arrow, F4, divided by the Required column-- Ctrl+Shift+Down Arrow, F4-- now close parenthesis. That INT right there, if I highlight this and hit F9, it simulates that entire How Many Helper column. Ctrl+Z, now I simply divide it by, in parentheses, I need to get an array of TRUES and FALSEs, so I click on Product, Ctrl+Shift+Down Arrow, F4, and I ask the question are any of you equal to that Product ID, close parentheses. That will give me a bunch of TRUES and FALSEs. F9 TRUES and FALSEs in the denominator, TRUE will become a 1, FALSE will become a 0, which will give us divide by zero error. Ctrl+Z.
In essence, if I click the whole array in here, F9, the divide by zero is going to be our filter, so we only see the numbers for a particular Product. Ctrl+Z, and then, of course, AGGREGATE will pick the min out from that array of errors and numbers, close parenthesis. And AGGREGATE's amazing-- one of five functions that has an argument that can handle array operations without Ctrl+Shift+Enter. So I simply Ctrl+Enter and F2. What did I forget? Backspace. Array, then I type a comma and the K is 1 because I always want SMALL 1, which is the min, close parentheses. Ctrl+Enter, double-click, and send it down, F2. Alright. Aggregate with that whole Helper column right there to get how many for each Product. Alright? I'm going to throw it back over to.
MrExcel: Hey, that's beautiful. I knew there'd be a lot of different ways to solve this. I did not think of using AGGREGATE, which of course is better, because if someone has 2010, this will work. The 15 allows an array out here that is gorgeous. Alright, now, hey, when I set up the question, I just missed this and, you know, and Mike, you know this, when people send us questions, they try and minimize the situation to make it sound like it's easy, but the thing that's going to be a disaster here, is the fact that Carton 3 is used in multiple places, alright? And as soon as they sell something from, let's say, they sell, like, this item P12346, well then the number of Carton 3s on hand is going to change, right? And so that's going to impossibly impact what else we can sell.
Alright. So, thinking about how Tim is going to have to manage this process, he's going to have to have a way to regenerate this item quickly. And so, hopefully, he has an inventory table for every item. It'll show how many there are on hand and then, a VLOOKUP here, to pull the inventory over. Alright? That's what I'm hoping is going to happen, because then it might become somewhat manageable. And if this is something we have to reproduce again and again and again, then Power Query definitely has a use here.
So, Power Query in Excel 2010 or 2013, you're going to go download it, you'll have your own Power Query tab; but in Excel 2016, you're going to look for the Get and Transform. It's funny, in Excel 2016, it was the second group, but then in Office 365 they moved it to be the first group. Power Query has the ability to take something from a Table or Range, so I'm going to choose one cell in this table, Ctrl+T-- that will create a table for me. Table 3 is a fine name, I don't need to rename that. Now, this is the Table, we go to Data, From Table or Range, and we are going to Add a new Column-- this column is going to be a Custom Column, it's going to be called "Available", and that is going to be the On Hand divided by Required Quantity. Alright. Now, we need to send this into the INT function. Unfortunately, the function and Power Query are not the same. So, click here and then go to Formula Types, and you'll find this function is called Number.RoundDown, and this is case sensitive-- you have to make sure to use that exact same case. So =Number.RoundDown, open paren, and closed paren, and click OK. And so 11 divided by 4 is 2.75, rounds down to 2. Alright. That's the answer we need there, we don't need these columns anymore. So I can click on Requires, Shift+click on On Hand, and remove those columns. Alright. Now, choose Product, Transform, Group By, we're going to group by the Product, and the new function is going to be called KitsAvailable, and the operation is going to be the min of the available column. Click OK. Alright.
So now we have Product and KitsAvailable. Home, Close & Load, get a brand new sheet with our answers, but here's the beautiful thing. Alright, so, when we sell something-- let's make these columns less wide-- and we sell, let's say we sell enough so we have no Carton 3s left, I change that number there, the VLOOKUPS bring the results, and then come back here and choose this and Refresh all. And you see that now we have none of this, and this, and this, available to sell, because they all needed that Carton 3, and we have none of those left. Being able to Refresh in Power Query is going to help this in the end.
Well, this was a fun one for me because I knew there would be a lot of different ways to solve this problem. The Episode wrap up of this really long Episode: How many of each item is available to sell? And there's multiple cartons, alright? So, the first thing I did was add a Helper column; and then use Subtotals with the Min function; and then a whole bunch of really boring steps. Make had method number two, used MINIFS, which is great if you have Office 365. I went back to a Pivot Table, but a regular Pivot Table won't work, instead had to do a Data Model and then use the MINX function-- the MINX function-- and that calculated field or measure will actually work. Mike, using the AGGREGATE function, beautiful function, one of five functions that can accept an array as an argument without Ctrl+Shift+Enter. And then, method 5, convert the data to a table and use Power Query, also known as Get & Transform; and we're going to calculate On Hand divided by Needed (Required); and then the Number.RoundDown function to convert to an integer; group by part name, number, and calculate the minimum available; Close & Load; and the bonus, it's refreshable.
Что ж, я хочу поблагодарить вас за то, что вы зашли, увидимся в следующий раз на другом подкасте Dueling Excel от MrExcel и Excel - это весело.
Скачать файл
Загрузите образец файла здесь: Duel190.xlsx
