Все говорят, что XML - это самая важная новая функция в Office 2003. Но если вы не работаете в компании, где много распространенных XML-схем, вы, вероятно, не смогли бы придумать, как скопировать эту классную демонстрацию, которую вы видел, как это сделала Microsoft во время выпуска Office 2003. Те из вас, кто подписывается на информационный бюллетень Вуди, теперь понимают, что Вуди собирается сериализовать объяснение XML, заставляя нас ждать 4 недели (или больше), чтобы получить всю историю. Итак, прежде чем Вуди сможет перейти к сути, я дам длинный совет, объясняющий, как в полной мере использовать XML в Office 2003.
Великое обещание
Microsoft заявляет, что теперь вы можете хранить данные в формате XML и легко изменять их назначение. Откройте тот же файл данных, и он будет выглядеть в Excel в одном направлении, откройте файл данных и в Word он будет выглядеть иначе. Это очень мощно. У нас также есть тот факт, что, поскольку Office 2003 считает XML собственным форматом файлов, любой, кто владеет любым языком программирования, может писать собственные файлы XML. Если у вас есть QBasic или Rexx или что-то еще, теперь вы можете создавать файлы XML Excel (ExcelML?) На лету.
Только в Excel Professional
Теперь мы столкнулись с системой классов в Office 2003. Полная поддержка XML недоступна в этих выпусках: (Коды, выделенные курсивом, обозначают, где вы можете купить каждый: R = Розничная торговля, P = Предустановлен с новым компьютером, V = Корпоративное лицензирование , A = академическое лицензирование, S = школьные реселлеры).
- Microsoft Office Small Business Edition 2003 (R, P, V, A)
- Microsoft Office Standard Edition 2003 (R, V, A, S)
- Microsoft Office Basic Edition 2003 (P)
- Microsoft Office для студентов и преподавателей, выпуск 2003 (R, S)
Полная поддержка XML доступна в следующих выпусках:
- Microsoft Office Professional Edition 2003 (R, P, V, A, S)
- Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 (включает InfoPath) (V)
- Microsoft Excel 2003 (R) (Автономный ящик Excel считается профессиональным)
Если вам не повезло с одной из «меньших» версий Office 2003, самым дешевым вариантом обновления может быть покупка розничной коробочной версии Excel. Если вы не работаете в корпоративной среде, единственный способ получить InfoPath (новый инструмент, позволяющий создавать формы и схемы XML) - это купить коробочную версию для розничной продажи.
Что такое XML? Это как HTML?
XML означает расширяемый язык разметки. Если вы когда-нибудь просматривали представление «Просмотр исходного кода» веб-страницы в Блокноте, вы знакомы со структурой XML. В то время как HTML допускает определенные теги, такие как TABLE, BODY, TR, TD, XML допускает любые теги. Вы можете создать любой тег для описания ваших данных. Вот скриншот некоторых XML-данных, которые я ввел в блокнот:
Вот несколько простых правил XML:
- Каждый бит данных должен начинаться и заканчиваться идентичным тегом: Data
- Имена тегов чувствительны к регистру. и НЕ являются допустимыми тегами, потому что использование заглавных букв в конечном теге не совпадает с начальным тегом.
- XML-файл должен начинаться и заканчиваться корневым тегом. В файле может быть только один корневой тег. В приведенном выше примере корневой тег -.
- У вас может быть пустой тег - поставьте косую черту в конце тега вместо начала:
- Если вы вкладываете теги, вы должны закрыть внутренний тег перед закрытием внешнего тега. Хотя HTML допускает такую структуру, нажмите «Отмена», это недопустимо в XML. данные будут работать, а данные - нет.
Алфавитный суп: три типа файлов
Вот три файла, с которыми мы столкнемся при работе с XML.
- .XML - это файл данных, показанный выше
- .XSD - это определение схемы XML. Это очень важный файл. Здесь определяются отношения данных. Здесь также определяется проверка данных. Для того, чтобы фактически выполнить демонстрацию Microsoft, вам понадобится файл схемы XML. Хотя любой может ввести XML в блокнот, нам нужна схема, чтобы делать что-нибудь крутое. Я покажу вам, как его создать ниже.
- .XSL - это файл XML StyleSheet Language, который позволяет вам преобразовывать данные из одного формата в другой.
Безусловно, самая большая проблема - это как создать файл схемы. Вы можете открыть XML-файл в Excel, но вы не можете выполнять преобразования без схемы. К счастью, Excel создаст для вас схему по умолчанию, но НЕ очевидно, как ее использовать. Пройдем по ступеням.
-
Откройте пустой Блокнот. Скопируйте эти данные снизу и вставьте в Блокнот. Сохраните файл как test.xml.
ABC Co 123 Main Salem OH 44460 12345 100 10.50 YXZ Co 234 State Akron OH 44313 23456 10 20.50 - В Excel используйте Файл - Открыть. Если в поле «Тип файлов:» установлено значение «Все файлы Microsoft Excel», вы увидите test.xml. Щелкните Открыть.
-
Сначала вам будет представлено диалоговое окно Open XML. Позже мы захотим использовать мощную панель задач «Источник XML», но мы не сможем этого сделать, пока у нас не будет действующей схемы. Прямо сейчас выберите открытие в виде списка XML.
Диалоговое окно Open XML -
Далее - получаем информационное окно о том, что XML не имеет схемы. Это фантастическое сообщение, потому что теперь Microsoft собирается создать для вас схему на лету.
Предупреждение схемы -
Вот наши данные в Excel. Это довольно круто. Они включают замечательную новую функцию списка Excel 2003 (обычное сочетание клавиш: Ctrl + L). С включенной функцией List у нас есть автофильтры для каждого столбца и строка со звездочкой в стиле Access для добавления новых данных.
XML-данные на листе Excel -
А теперь - недокументированный трюк. Достоинства гуру Microsoft Excel XML Чада Ротшиллера за то, что он показал нам этот крутой трюк. Запустите редактор Visual Basic с помощью Alt + F11. В редакторе Visual Basic нажмите Ctrl + G, чтобы сразу открыть панель. На непосредственной панели введите:
Print ActiveWorkbook.XmlMaps(1).Schemas(1).Xml
Немедленное окно в VBE Помните сообщение в №4? Microsoft предложила нам создать схему на лету. Этот небольшой фрагмент кода выше распечатает схему. Нажмите Enter, и схема будет распечатана на панели сразу.
Схема на непосредственной панели Откройте пустой блокнот, скопируйте данные из непосредственного окна и вставьте в пустой блокнот. Теперь вы можете увидеть полную схему нашего простого набора данных.
Сохранить файл схемы Теперь вы можете сохранить файл блокнота как TodaysOrders.xsd.
- Вернитесь в Excel и закройте тестовый набор данных.
-
В Excel снова откройте test.xml. На этот раз укажите, что вы хотите использовать область задач «Источник XML», а затем нажмите кнопку «ОК» в поле сведений о схеме.
Выберите вариант открытия источника XML -
Теперь у вас есть пустой лист, но на панели «Источник XML» справа перечислены все доступные поля.
Панель источника XML -
Выберите раскрывающийся список «Параметры» и выберите «Предварительный просмотр данных», чтобы просмотреть образец каждого элемента на панели задач.
Предварительный просмотр данных на панели задач -
Добавьте красиво отформатированный заголовок в пустую таблицу. Перетащите элемент «Заказ на продажу» в ячейку B6.
Элемент данных перетаскивания - Если вы не видите панель инструментов списка, выберите «Просмотр» - «Панели инструментов» - «Список», чтобы отобразить панель инструментов.
-
На панели инструментов выберите Обновить XML-данные.
Кнопка обновления данных XML -
Образец XML-данных, который мы ввели выше, добавляется в электронную таблицу.
XML-данные результата на листе - Сохраните книгу как обычный файл Excel, возможно, с именем OrderReport.xls.
Обновление данных ежедневно
Если вы можете заставить свою систему ежедневно записывать ежедневные заказы в Test.XML, то все готово. Откройте OrderReport.xls, обновите XML-данные, и каждый день вы будете получать хорошо отформатированный отчет о ваших XML-заказах. Это довольно мощно - я настраиваю форматирование один раз, открываю файл каждый день, нажимаю «Обновить», и у меня есть красиво отформатированный отчет с данными из набора XML.
Использование Excel для создания XML-данных
Можем ли мы использовать Excel для создания новых данных XML? Теперь, когда у нас есть определенная схема, да, мы можем! В нашу существующую электронную таблицу мы можем попросить наших заказчиков по телефону добавлять новые данные в файл Excel в течение дня. В конце дня используйте File - SaveAs. Выберите для сохранения как тип: XML-данные.
Подтвердите, какую карту использовать:
Переделка данных в Word
Теперь, когда мы создали схему и данные, давайте откроем данные в Microsoft Word 2003. После открытия TestAsData.xml в Word 2003 мы получаем представление данных по умолчанию в Word.
Вы можете отформатировать этот документ:
Нажмите Ctrl + Shift + X, чтобы отключить поля:
Использование представлений XSL для перепрофилирования данных
В приведенном выше примере с использованием перетаскивания фактически не создается преобразование. Если вы создаете файлы преобразования, вы можете легко преобразовать данные XML в различные представления в Word. Вот где проявляется реальная сила. Прежде чем я покажу вам, как создать собственное преобразование, давайте рассмотрим, как Microsoft настраивала демонстрацию в выпуске Office 2003.
Чтобы попробовать это на своей копии Word 2003, загрузите XML Sample Package. ZIP-файл содержит:
- Один файл XML: SampleMemo.xml
- Одна схема: Memo.xsd
- Три файла преобразования: Elegant.xsl, professional.xsl, Contemporary.xsl
Следуй этим шагам:
- Загрузочный Word 2003
-
В меню выберите Инструменты - Шаблоны и надстройки…
Шаблоны и надстройки -
Щелкните вкладку Схема XML и выберите Добавить схему…
Вкладка схемы XML -
Перейдите туда, куда вы разархивировали файлы примеров. Выберите Memo.xsd и нажмите «Открыть».
Выбор файла XSD для добавления схемы -
В диалоговом окне «Параметры схемы» дайте схеме понятное имя в поле «Псевдоним». Может, что-то вроде «Памятка». Щелкните ОК.
Добавить псевдоним в схему На этом этапе Word теперь знает о схеме памятки. Затем нам нужно сделать так, чтобы Word 2003 знал о преобразованиях. Обратите внимание, что Microsoft называет это «решениями».
-
Вы по-прежнему должны быть в диалоговом окне «Шаблоны и надстройки». Щелкните Библиотека схем…
Библиотека схем - В диалоговом окне «Библиотека схем» выберите «Памятка» в верхнем списке. Это активирует кнопку в нижней части диалогового окна «Добавить решение…».
-
Нажмите кнопку «Добавить решение».
Добавление решения -
Перейдите в папку с вашими файлами .xsl. Выберите Contemporary.xsl и нажмите «Открыть».
Выберите файл преобразования -
В диалоговом окне «Параметры решения» дайте файлу преобразования понятное имя, например «Contemporary». Щелкните ОК.
Псевдоним для файла преобразования -
Повторите шаги с 8 по 10, чтобы добавить Elegant.xsl и Professional.xsl. Щелкните OK, чтобы закрыть библиотеку схем. Нажмите ОК, чтобы закрыть шаблоны и надстройки.
Завершить библиотеку схем В демонстрации Microsoft все эти 11 шагов были сделаны за кулисами. Вошла публика, и мы наблюдали, как они показывают нам эти шаги.
-
Мы собираемся открыть SampleMemo.xml в Word. Вот вид этого файла в блокноте. Это простые данные XML без какого-либо форматирования.
Пример содержимого файла данных XML -
В Word откройте SampleMemo.xml. Незаметно для себя Microsoft просматривает XML-файл, чтобы обнаружить, что это данные, используя схему Memo. Он смотрит в библиотеку схем, чтобы увидеть, есть ли совпадение в схеме «памятки». Когда есть, он находит все добавленные нами решения XSL. Поскольку у нас их три, Word выбирает один для отображения, а затем предлагает нам остальные в области задач XML-документа. Это потрясающе.
Вот панель просмотра данных XML:
Панель представлений данных XML Вот представление данных по умолчанию (используется Elegant xsl).
Просмотр данных по умолчанию Нажмите «Только данные», и вы получите только данные без форматирования.
Просмотр только данных Нажмите Contemporary, и через несколько секунд вы увидите данные в совершенно другом формате:
Форматированный просмотр данных -
Вы можете показать / скрыть фиолетовые теги XML с помощью Ctrl + Shift + X.
Показать / скрыть теги XML
Создание собственных файлов преобразования XSL
Я вижу силу. Но пока мы использовали только загруженные файлы XSL для чужих данных. Нам действительно нужен способ создания XSL-файла для наших собственных данных. Опять же, если вы работаете в компании, которая поддерживает XML, возможно, кто-то уже настроил эти преобразования. Однако, если вы первый человек в своей компании, попробовавший XML, то вам придется пройти относительно болезненную задачу по настройке собственных файлов преобразования.
Вот как мы это сделаем. Во-первых, я собираюсь создать необычный документ в Word, который покажет, как я хочу отображать XML-данные. Я вставлю удобные для поиска заполнители там, где я хочу, чтобы поля XML помещались. Я сохраню этот документ как Word XML. Затем, используя Блокнот, я собираюсь отредактировать документ, вставить некоторый код XSL и сохранить файл. Это должно создать настраиваемый файл преобразования XSL.
-
В Word создайте хорошо отформатированный образец. Ниже я построил подтверждение заказа. Здесь есть логотип, вводный текст, поля из файла XML и закрывающий текст. Я использовал разные шрифты и цвета. Условие использования *** для выделения полей просто помогает мне при просмотре XML-файла Word в Блокноте.
Шаблон в Word -
Я сохраню этот файл как Word XML.
Сохранение как Word XML - Я открою два окна блокнота. У одного есть Sales Order.xml, а у другого - существующий код преобразования Elegant.xsl. (продолжение следует).
