В сегодняшнем выпуске я сравнил, как найти или удалить дубликаты. Excel 2007 предлагает новые интересные способы сделать это. Первые 3 совета работают в любой версии Excel. Последние 2 метода работают только в Excel 2007.
Способ 1:
Используйте уникальный вариант расширенного фильтра
- Справа от ваших данных скопируйте заголовок из столбца, в котором вы хотите найти уникальные значения.
- Выберите ячейку в вашем наборе данных.
- В Excel 97-2003 выберите Данные - Фильтр - Расширенный фильтр. В Excel 2007 выберите значок «Дополнительно» в группе «Сортировка и фильтр» на ленте «Данные».
- Выберите Копировать в другое место
- В поле «Копировать в» укажите копию заголовка. На рисунке это ячейка D1.
- Установите флажок "Только уникальные записи"
- Нажмите ОК
Excel предоставит вам уникальный список клиентов в столбце D.
Способ 2:
Используйте формулу, чтобы определить, является ли эта запись уникальной
Функция СЧЁТЕСЛИ может подсчитать, сколько записей над текущей записью соответствует текущей записи. Уловка для выполнения этой работы заключается в использовании одного знака доллара в ссылке. Если вы вводите формулу в C2 и ссылаетесь на A $ 1: A1, это говорит: «Начните с абсолютной ссылки A1 и спуститесь к записи над текущей записью». Когда вы копируете эту формулу, первый австралийский доллар останется прежним. Второй A1 поменяется. В строке 17, формула в С2 будет следующим образом: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
После того, как вы ввели формулу в C2 и скопировали ее во все строки, вы должны скопировать C2: C15, а затем использовать Edit - Paste Special Values, чтобы преобразовать формулы в значения. Теперь вы можете сортировать по столбцу C по убыванию, и уникальные значения будут вверху списка.
Способ 3:
Используйте сводную таблицу, чтобы получить уникальных клиентов
Сводная таблица отлично подходит для поиска уникальных значений. Это самый быстрый способ в Excel 2000-2003.
- Выберите ячейку в вашем наборе данных.
- Выберите Данные - Сводная таблица и Отчет по сводной диаграмме.
- Щелкните Готово.
- В списке полей сводной таблицы щелкните поле «Клиент». Нажмите кнопку "Добавить в".
Excel покажет вам уникальный список клиентов.
Метод 4:
Новое в Excel 2007 - использование условного форматирования для отметки дубликатов
Excel 2007 предлагает новые методы поиска дубликатов. Выберите круг клиентов. На ленте «Главная» выберите «Условное форматирование» - «Правила выделения ячеек» - «Повторяющиеся значения» и нажмите «ОК».
Если имя найдено дважды, Excel выделит оба его появления. Затем вы захотите отсортировать все выделенные ячейки вверх.
- Щелкните любое поле в столбце клиента. Нажмите кнопку AZ на ленте данных.
- Найдите ячейку, выделенную красным цветом. Щелкните ячейку правой кнопкой мыши. Выберите Сортировка - Поместить выбранный цвет ячейки сверху.
Метод 5:
Новое в Excel 2007 - использование значка «Удалить дубликаты»
Предупреждение!
Этот метод очень разрушительный! Сделайте копию своего набора данных, прежде чем делать это!
- Скопируйте диапазон данных в пустой раздел рабочего листа
- Выберите ячейку в вашем наборе данных.
- На ленте «Данные» выберите «Удалить дубликаты».
- Диалоговое окно «Удалить дубликаты» предоставит вам список столбцов. Выберите столбцы, которые следует учитывать. Например, если вам нужно удалить записи, в которых и клиент, и счет-фактура идентичны, установите флажки для обоих полей.
В этом случае вы пытаетесь получить уникальный список клиентов, поэтому выбирайте только поле «Клиент».
- Щелкните ОК.
Excel удалит записи из вашего набора данных. Он сообщит, что n дубликатов было удалено и осталось nn записей.
Как видите, существует множество способов борьбы с дубликатами. Excel 2007 добавляет в ваш арсенал два новых инструмента.
По моему опыту, аудиторы часто пытаются найти дубликаты, чтобы определить, не был ли отчет завышен. Когда я писал Excel для аудиторов , я охватил как Excel 2003, так и Excel 2007.
