Слияние писем в PDF из Excel - Новости

1 января 2018 года минимальная заработная плата в Нью-Йорке повышается до 13,50 долларов. Это означает, что миллионы копий формы LS 54S или LS54 - Уведомление и подтверждение ставки заработной платы должны быть отправлены работникам. Штат Нью-Йорк предоставляет пустую копию этой формы в виде PDF-файла, защищенного паролем. Как с помощью Excel подготовить сотни таких документов для своих сотрудников?

Хотя процесс слияния почты из Excel в Word документирован на (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), можно ли выполнить слияние почты из Excel в PDF?

Я был удивлен, что лучшим решением для этого процесса является Adobe InDesign! Но сначала позвольте мне вспомнить две мои неудачные попытки:

• Неудачная попытка 1: я попытался реплицировать форму LS54 в Excel, используя серию вырезок экрана, чтобы обернуть ячейки, которые будут содержать поля в Excel. Это заняло целую вечность, и при печати вырезки с экрана выглядели ужасно.

  

• Неудачная попытка 2: используйте Adobe Acrobat. Можно подумать, что полная версия Acrobat предлагает способ заполнения формы с помощью слияния. В разделе «Инструменты», «Формы», «Дополнительные параметры формы» есть параметр «Импорт данных». Я потратил время на добавление полей в PDF, импортировал электронную таблицу, а затем был разочарован, узнав, что могу заполнять только одну форму за раз. Выберите строку 2, и я смогу распечатать первого сотрудника. Но тогда мне пришлось бы выбрать Строку 3, Печать, Выбрать строку 4, Печать, Строку 5, Печать, и это никогда не сработает для 750 сотрудников.

  

Решение проблемы с помощью Adobe InDesign

Здесь мы издаем книги под Святым Макро! Отпечаток книг. Мы подписываемся на пакет Adobe Creative Cloud, который дает нам Photoshop, Lightroom, Acrobat и нечто под названием InDesign. Проверьте свою компанию, вероятно, кто-то из ваших маркетинговых или творческих отделов уже имеет подписку на Adobe Indesign.

С помощью InDesign мне удалось решить проблему менее чем за час. Я задокументировал шаги здесь, чтобы упростить ваш процесс.

• Часть 1. Преобразование PDF-файла, защищенного паролем, в изображение

  1. Загрузите форму LS54S с сайта labour.ny.gov в форме LS54S.
  2. (Необязательно) Проклятие государства за защиту паролем PDF
  3. Преобразуйте PDF в изображение. Если у вас Acrobat, используйте «Файл», «Экспорт в», «Изображение», «JPEG.webp». Если вы этого не сделаете, вы можете использовать Snipping Tool в Windows для захвата формы. Просто убедитесь, что Acrobat Reader отображает форму на 100%.

• Часть 2: Создайте документ в InDesign

  4. Откройте Adobe InDesign. Выберите Файл, Создать, Документ. Первый шаг в диалоговом окне «Новый документ» - щелкнуть второй значок в разделе «Ориентация», чтобы сделать документ альбомным. Измените единицы измерения на дюймы, ширину на 11, высоту на 8,5. Измените значение верхнего поля на 0, и InDesign сделает все поля равными 0.

     
  5. Дважды щелкните по правой стороне A-Master на панели страниц.

  6. Из проводника Windows перетащите JPG.webp из шага 3 и поместите его на панель вставки, которая находится за пределами мастер-страницы. Если вы новичок в InDesign, вы могли бы подумать, что вам следует перетащить изображение * внутри страницы *, но это было бы неправильно. Я делюсь трюком, которому научилась у Анны Мари «Ее выродок» Консепсьон. Если вам когда-нибудь понадобится стать мастером в InDesign, вам следует нанять Энн Мари. Когда вы перетаскиваете изображение на главную страницу, вы не можете добраться до маркеров изменения размера. Вместо этого поместите изображение сразу за пределы мастер-страницы, теперь у вас есть доступ к ручкам изменения размера. Измените размер документа по размеру страницы, удерживая нажатой клавишу Shift и перетаскивая верхний левый маркер изменения размера вниз. Как только документ станет немного меньше страницы, перетащите его на правую страницу-образец. Не пугайтесь, что вы отрезали половину текста!

     
  7. Нажмите мое любимое сочетание клавиш: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Это поместит все изображение в рамку с измененным размером. Я знаю десятки сочетаний клавиш в Excel. Я знаю только две горячие клавиши в InDesign, и Ctrl + alt = "" + Shift + E - одна из них. Меня полностью пугает то, что InDesign может иметь 25 других сочетаний клавиш, например от Ctrl + alt = "" + Shift + A до Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Часть 3: Заполните фиксированные поля

  В форме есть несколько полей, которые будут одинаковыми для всех сотрудников. Например, название компании может быть одинаковым для всех. Вот как вы добавляете текст на главную страницу в InDesign.

  8. Нажмите клавишу F, чтобы запустить режим кадра. С помощью мыши нарисуйте прямоугольник в том месте, где вы хотите разместить фиксированный текст. Изначально на этом кадре будет крестик.

     
  9. Щелкните правой кнопкой мыши только что нарисованный фрейм. На полпути вниз в длинном контекстном меню выберите Контекст, Текст.
  10. Нажмите клавишу T, чтобы войти в режим ввода текста.

  11. Щелкните внутри поля и введите фиксированный текст. Если вам нужно изменить шрифт, выделите текст и используйте значок «A» над экраном, чтобы открыть инструменты символов.

      

  12. Повторите шаги с 8 по 11 для всех других полей, которые должны быть постоянными во всех формах. Это однообразно. Получить крошечную рамку с маленьким 9-пунктирным крестиком, выровненным с флажками, - это не весело, но выполнимо. Если вам нужно переместить рамку или изменить ее размер, вам нужно будет выбрать ее с помощью первого инструмента со стрелкой слева. Он называется инструментом выделения (в отличие от менее полезного инструмента прямого выбора, который является второй стрелкой в ​​поле).

      

  Совет от профессионала №1: выберите первое поле. Ctrl + C, чтобы скопировать. Ctrl + V, чтобы вставить новое поле посередине страницы. Перетащите новое поле на место. Это очень полезно, если вы получите крошечный крестик для флажков.

  Совет от профессионала №2: сложно использовать мышь, чтобы установить «X» в нужное положение. После выбора рамки используйте клавиши со стрелками на клавиатуре, чтобы переместить рамку в нужное положение.

  Совет № 3: все изображения в InDesign начинают выглядеть ужасно. Это особенность, а не ошибка! Подумайте о книге. Power Excel 2017 With содержит 1400 изображений. Компьютер зависнет, если они попытаются отобразить все 1400 изображений в высоком разрешении. В вашем документе есть одно изображение, и вы, вероятно, можете позволить себе показать изображение с высоким разрешением. Выберите изображение, щелкнув свободное место в форме. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Производительность отображения», «Отображение высокого качества». Престо! Изображение станет резким.

  

• Часть 4: Заполните данные в Excel

  Священная таблица! Столько времени у меня ушло на то, чтобы дойти до части техники Excel.

  13. Поместите простые заголовки из одного слова в строку 1. Отформатируйте все поля валюты как валюту, иначе вы обнаружите, что 13,50 доллара США отображаются как 13,5 в объединенном PDF-файле. Я понимаю, что в форме уже есть знак доллара, но 13,50 доллара выглядят лучше, чем 13,5 доллара.
  14. Используйте Файл, Сохранить как. Сохраните документ как файл Excel, чтобы вы могли редактировать его позже.
  15. Используйте Файл, Сохранить как. Сохраните документ как текст (с разделителями табуляции) (* .txt). Обязательно запомните путь и имя файла, чтобы его можно было найти позже. Закройте файл в Excel, иначе на шаге 17 появится сообщение об ошибке.

• Часть 5: Вернуться в InDesign для добавления полей формы

  16. В меню InDesign выберите «Окно», «Утилиты», «Объединение данных». Крошечное окно слияния данных появится где-то над InDesign. Каждая маленькая плавающая панель в InDesign имеет целый набор полезных команд, скрытых за тем, что они называют меню панели. Вот изображение значка меню панели:

      
  17. Откройте меню панели при слиянии данных. Выберите Выбрать источник данных. Найдите и выберите файл .TXT на шаге 15. На панели слияния данных теперь отображаются имена полей из строки 1 вашей электронной таблицы. В мире перетаскивания можно подумать, что можно перетащить эти поля в форму, но это невозможно. Вместо этого повторите шаги 8 и 9, чтобы нарисовать новые кадры там, где вы хотите разместить эти поля. Сделайте рамы красивыми и широкими на случай, если один из ваших сотрудников - Джон Джейкоб Джинглебеллс III. В частности, для полей LS-54S для оплаты и сверхурочной работы вам может потребоваться изменить значение на 10 пунктов, чтобы рамка поместилась.

  18. Щелкните внутри пустой рамки для имени. На панели «Объединение данных» нажмите «Имя». Престо! <> появляется в кадре. Повторите это для Заработной платы и ОТ.

      
  19. Этот шаг не является обязательным, но стоит шестьдесят секунд. Щелкните поле предварительного просмотра в левом нижнем углу панели слияния данных. Вы увидите данные из первой записи. Используйте значки со стрелками влево и вправо внизу панели слияния данных, чтобы просмотреть следующую запись.
  20. Перед объединением сохраните файл InDesign. На этом этапе я сохранил свой документ, и вы можете скачать его отсюда.

  Напомним, что если вы посмотрите на панель «Страницы», то увидите, что всю эту работу вы выполняли в правой части страницы A-Master. Но по миниатюре вы можете видеть, что все на главной странице отображается на странице 1 вашего документа.

  

• Часть 6: Наконец, слияние

  21. В верхней части панели слияния данных есть значок, который выглядит как сторона кубика под цифрой 4. Это символ для создания объединенного документа. Щелкните по нему.

      

  22. Все настройки в «Создать объединенный документ» верны. Щелкните ОК.

      
  23. Вы получите одно из двух сообщений. Либо: «Не было смещения текста» или «В этих записях есть лишний текст».

  В InDesign слова «Overset Text» означают, что у вас больше символов, чем умещается в текстовом фрейме. Я не нашел ни одного эквивалента программы Excel Shrink to Fit. Если они говорят, что у вас есть избыточный текст в записи 450, перейдите на страницу 450 на панели страниц и убедитесь, что у вас есть сотрудник с очень длинным именем. Вернитесь к правой стороне страницы A-Master и измените размер рамки для этого поля.

  На этом этапе у вас будет большой документ в InDesign. В моем случае у меня 114 страниц, потому что у меня было 114 записей в файле Excel. Щелкните любую страницу на панели «Страницы», чтобы увидеть эту страницу с заполненными данными.

  Несколько советов. Меню панели слияния данных предлагает команду «Обновить источник данных». Если вы измените базовый файл Excel и сохраните его как новый текстовый файл, используйте команду, чтобы получить изменения. Вам нужно будет повторить шаг 21 для повторного слияния.

• Часть 7. Экспорт в PDF для печати

  24. В меню «Файл» выберите «Наборы настроек Adobe PDF» (Печать высокого качества). Выберите путь к файлу и имя. Примите все тысячи настроек в диалоговом окне «Экспорт Adobe PDF». Нажмите ОК

  Одно заключительное замечание: в реальной жизни у нас был 751 сотрудник. Я помещаю каждого сотрудника в файл дважды, чтобы мы могли распечатать по две копии для каждого сотрудника и сопоставить их. Получившийся в результате 1502-страничный PDF-файл оказался чудесным образом размером всего 2,48 МБ! Каким-то образом мастерам Adobe удалось сохранить одну копию изображения и использовать ее снова и снова. Моя первая ошибочная попытка выполнить слияние с помощью Excel дала ужасный на вид файл PDF размером 150 МБ, который невозможно было отправить по электронной почте.

  Если вы не можете найти копию InDesign или эти шаги кажутся вам слишком пугающими, наймите консультанта по Excel, который сделает за вас слияние почты в PDF.