В этом эпизоде Трейси Сирстад, Нейт Оливер и я пошли на игру Toronto Blue Jays с замечательной группой ребят из Торонто.
На следующий день Трейси, Нейт и муж Трейси Джон и я посетили студии TechTV:
Слева направо - это Джон, Нейт, Трейси и Билл.
Я хотел сделать слияние из Excel в Word. Однако, когда человек прислал мне данные, они были в неправильной последовательности. Вместо того, чтобы передавать данные по столбцам, данные содержали информацию по строкам столбца A.
Хотя все это можно исправить вручную, придется много вырезать и вставлять. Это идеальная задача для автоматизации с помощью макроса.
Если вы никогда раньше не использовали макросы, перейдите в Инструменты - Макрос - Безопасность и измените настройку на Средний.
Цель состоит в том, чтобы записать крошечный макрос, который решит одну запись. Вы хотите, чтобы указатель ячейки находился на имени для начала. Макрос должен переместить два поля, удалить три пустые строки и перейти к следующему имени. Таким образом, вы можете запускать макрос снова и снова.
- Поместите указатель ячейки в A1.
- Выберите Инструменты - Макрос - Записать новый макрос.
- Дайте макросу имя (пробелы не допускаются). Выберите сочетание клавиш. Поскольку вы будете использовать только макрос для этой задачи, легко запомнить что-то вроде Ctrl + a.
- Вы увидите крошечную панель инструментов. Это панель инструментов остановки записи. У него всего две кнопки. Первая кнопка - это кнопка «Остановить запись».
Вторая кнопка - это кнопка «Относительные ссылки». Если вы просто записали макрос сейчас, Excel жестко запрограммировал бы, что вы хотите всегда перемещать.
От A2 до B1 и от A3 до C1. Это нормально работает для одной записи, но вам нужно, чтобы макрос работал для всех записей. Включите относительную запись, нажав кнопку «Относительная запись». Это переключатель, поэтому вы хотите, чтобы он выглядел так, как будто он нажат.
- Все, что вы делаете, будет записано. Попробуйте использовать нажатия клавиш вместо мыши.
- Нажмите стрелку вниз, чтобы перейти к B2.
- Ctrl + x, чтобы вырезать
- Нажмите стрелку вверх, стрелку вправо, чтобы перейти к A1.
- Ctrl + V, чтобы вставить
- Влево, Влево, Вниз, Вниз, Ctrl + X, чтобы вырезать строку города
- Вверх, Вверх, Вправо, Вправо, Ctrl + V, чтобы вставить город в столбец C
- Влево, Влево, Вниз, чтобы перейти к строке 2.
- Удерживая нажатой клавишу Shift, нажимайте вниз, чтобы выбрать строки 2, 3, 4.
- Alt + edr и Enter, чтобы выбрать Правка - Удалить - Вся строка - ОК.
- На этом вы почти закончили макрос. Проблема в том, что у вас выделены три ячейки, и вы просто хотите выбрать имя.
- Нажмите стрелку вверх и стрелку вниз, чтобы выбрать только имя второй записи.
- Нажмите кнопку Остановить запись.
Пришло время опробовать макрос. Сохраните книгу на случай, если здесь что-то пойдет не так.
Нажмите Ctrl + a, чтобы запустить макрос один раз. Если все прошло хорошо, макрос исправит следующее имя.
Если это сработало, теперь вы можете удерживать Ctrl + a, пока все записи не будут исправлены.
Этот крошечный макрос решил реальную проблему. Ключом к успеху было использование режима относительной записи!
Если вы потратите время на изучение VBA, вы сможете решить эти проблемы, а также гораздо более сложные проблемы. Посмотрите Трейси и мою книгу - VBA и макросы Microsoft Excel 2016.
