Это время года, чтобы начать планировать рассылку праздничных открыток. Сохраните свои адреса в Excel, и у вас есть два метода изготовления этикеток; либо с помощью функции слияния писем в Word, либо с помощью специального макроса в Excel.
Используя любой из этих методов, вы захотите начать со списка в Excel. У вас должен быть один адрес в каждой строке, расположенный в столбцы, как показано здесь.
Способ 1:
Использование слияния писем из Excel
- Сохраните и закройте файл Excel
- Откройте Microsoft Word
- В Word выберите Инструменты - Письма и рассылки - Мастер слияния писем.
- Выберите "Ярлыки" и нажмите "Далее".
- Следует выбрать «Изменить макет документа».
- На шаге 2 выберите Параметры метки…. Для стандартных этикеток с 3 столбцами по 10 этикеток выберите Avery 5160.
- Нажмите OK, чтобы выбрать тип метки, и вы увидите рисунок меток на экране.
- Выберите Далее: выберите получателей
- Выберите Использовать существующий список. Щелкните ссылку, чтобы просмотреть…
- Измените тип файлов на «Файлы Excel».
- Найдите и выберите файл Excel, который вы сохранили на шаге 1.
- Excel должен определить, что ваша таблица находится на листе 1. Обязательно установите флажок в левом нижнем углу для заголовков столбцов.
- По умолчанию Excel выбирает все имена. Вы можете отключить здесь некоторые имена, сняв флажки с этих строк. Когда вы закончите просматривать список, нажмите ОК.
- Выберите «Далее», чтобы перейти к расположению меток.
- Пришло время разметить первую этикетку. Выберите "Другие элементы".
- Вам будет предоставлен список полей в вашем файле Excel.
- В списке выберите «Имя» и нажмите «Вставить». Выберите следующее поле и нажмите Вставить, Повторить для каждого поля. Когда вы закончите выбирать поля, нажмите «Закрыть».
- Вы увидите все свои поля на первом ярлыке. Все они сейчас в одну линию.
- Щелкните между двумя полями и нажмите Enter, чтобы вставить возврат каретки. Повторите для каждого поля. Ваш ярлык должен выглядеть так:
- На панели задач выберите «Обновить все метки».
- Не пугайтесь, что Word добавил тег «Следующая запись» к каждой метке.
- Выберите "Далее": предварительный просмотр ярлыков.
- Этикетки будут завершены. Вы можете выбрать Далее: Завершить слияние
Ух ты. 23 шага. Это безумно.
Способ 2:
Используйте Excel VBA
Используя методы, описанные в VBA и макросах Microsoft Excel 2016, я разработал макрос, который использую для печати этикеток Avery 5160 из Excel.
- Откройте Excel. В меню выберите Инструменты - Макрос - Безопасность и понизьте уровень до Среднего.
- Загрузите заархивированный файл .
- Разархивируйте и откройте LabelMacro.xls. Если вас спросят о макросах, выберите Включить.
- На листе базы данных есть четыре столбца для данных.
- Откройте файл Addresses.xls. Выделите диапазон данных и нажмите Ctrl + c, чтобы скопировать.
- Alt + Tab вернуться к файлу LabelMacro.xls. Поместите указатель ячейки в ячейку A2 и нажмите Ctrl + V, чтобы вставить.
- Используя мышь, нажмите кнопку в D1.
- Макрос скопирует и отформатирует данные на листе Labels. Предварительный просмотр и печать.
Резюме
Праздничные открытки будут несложными при использовании любого метода. Теперь, если бы был какой-то способ, с помощью которого Excel мог бы испечь праздничные куки … Чтобы получить полное представление о VBA, ознакомьтесь с VBA и макросами Microsoft Excel 2016.
