Возможности сводных таблиц - статьи TechTV

Они вернулись !!!!

Это здорово, что телешоу «Призыв о помощи» возвращается в эфир на канале TechTV Canada. Это мои заметки о моем появлении в 31 серии.

25-летие

2004 год отмечает 25-летие изобретения, изменившего мир, - электронной таблицы. Еще в 1978 году электронная таблица состояла из зеленой бухгалтерской книги, механического карандаша и ластика.

На рисунке выше, если вы обнаружили, что одно число было неправильным, вам придется стереть все числа, выделенные красным ниже.

В 1979 году два парня все изменили. В 1978 году студент Массачусетского технологического института по имени Дэн Бриклин представил калькулятор с шариком мыши на дне. Он подумал, что было бы здорово иметь возможность прокручивать предыдущие записи, изменять число и обновлять все будущие вычисления. Вместе с Бобом Франкстоном они разработали первую в мире электронную таблицу. В октябре 1979 года они выпустили VISIble CALCulator для Apple IIe и назвали его VisiCalc. Вот снимок экрана VisiCalc

До появления VisiCalc не было веских причин покупать персональный компьютер. Собирались ли компании тратить тысячи долларов на игру в MicroChess? VisiCalc буквально стимулировал развитие всей индустрии ПК, поскольку многие компании приобретали ПК для работы с VisiCalc. Дэн Бриклин и Боб Франкстон попали на обложку журнала Inc. Это Боб слева и Дэн справа.

Сегодня, если вы посетите DanBricklin.com, вы можете загрузить рабочую копию VisiCalc, которая будет работать в окне DOS под Windows. Что примечательно, вся программа всего 28К !.

Сводные таблицы

За 25 лет дела прошли долгий путь. Сегодня Microsoft Excel очень мощный. Самая мощная функция Excel - это сводная таблица. Первоначально они были представлены в середине 80-х, когда вышел Lotus Improv.

Начните с правильно сформированных данных в Excel

В ваших данных не должно быть полностью пустых строк или столбцов. Над каждым столбцом должен быть уникальный заголовок. Вы должны убедиться, что заголовки находятся в одной строке, а не занимают две или три строки. Мои образцы данных - это несколько сотен строк данных счетов.
Выберите одну ячейку в наборе данных.

В меню выберите «Данные»> «Сводная таблица и отчет сводной диаграммы».
На шаге 1 мастера сводных таблиц нажмите «Готово», чтобы принять все значения по умолчанию.
Теперь у вас будет новый рабочий лист в вашей книге. Все поля, доступные в вашем наборе данных, появятся в списке полей сводной таблицы.
Допустим, вашему менеджеру нужен отчет о доходах по регионам и продуктам. Перетащите поле региона из списка полей в раздел «Поля строк здесь». Обратите внимание, что когда мышь находится в правильном месте, указатель мыши изменится, чтобы отобразить синюю полосу в крайнем левом углу сводной таблицы.
Затем перетащите поле «Продукт» из списка полей в раздел «Поля столбца здесь». На следующем изображении обратите внимание, как синяя часть указателя мыши находится во втором прямоугольнике сверху.
Затем перетащите поле «Доход» из списка полей в раздел «Элементы данных». Синяя часть указателя мыши находится в основной области рабочего листа.
Ваш отчет сводной таблицы готов. Вы очень быстро суммировали сотни строк данных в небольшой отчет для своего руководителя.
Если ваш менеджер похож на меня, она увидит это и скажет, что это почти идеально. Не могли бы вы сделать это заново, когда товары будут уменьшаться в размерах, а регионы - наверху? Вот где превосходная сводная таблица.

Вы можете просто перетащить заголовки серого поля в новое место, чтобы изменить отчет.
За 2 секунды вы изменили отчет под запрос менеджера.
Если менеджер хочет другое представление, перетащите поле продукта обратно в список полей и замените его полем даты.

Дата Магия

На изображении выше у вас есть отчет по дням. За пределами завода не многие люди нуждаются в дневных данных. Большинство хотят сводку по месяцам. Вот секретный способ превратить ежедневный отчет в ежемесячный. Сначала щелкните правой кнопкой мыши вкладку поля даты. Выберите Group and Show Detail, а затем Group.
В диалоговом окне «Группировка» выберите месяцы, кварталы и годы. Щелкните ОК.

Теперь вы изменили свой отчет с ежедневного на ежемесячный.

Топ-10 клиентов

Удалите поля даты из сводной таблицы, перетащив их обратно в список полей. Как только значок изменится на красный X, вы можете отпустить кнопку мыши, чтобы удалить поле.
Перетащите поле клиента в сводную таблицу, чтобы у вас был отчет по всем клиентам. Если вы составляете отчет для вице-президента, его может не волновать весь список клиентов. Он может захотеть просто увидеть 10 или 5 лучших клиентов. Для начала щелкните правой кнопкой мыши серое поле клиента. Выберите Параметры поля.
В диалоговом окне «Параметры поля» нажмите «Дополнительно» (как кто-то мог это найти ???).
В правой части диалогового окна «Дополнительные параметры поля сводной таблицы» находится функция автошоу Top 10. Установите переключатель в положение Вкл. Если хотите, измените, чтобы показать 5 или 15 лучших.
Я не упоминал об этом в шоу, но вы также можете отсортировать результат в этом диалоге. Слева выберите по убыванию, а затем - Сумма дохода.
Щелкните ОК, чтобы закрыть это диалоговое окно. Нажмите кнопку ОК еще раз, чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры поля». Результатом является отчет о главных покупателях по убыванию.

Использование автоформата

Если вы попытаетесь отформатировать сводную таблицу, а затем повернуть ее, форматирование может быть потеряно. На панели инструментов сводной таблицы есть специальная кнопка Автоформат. Выберите эту кнопку, как показано
Теперь у вас есть 22 готовых формата для вашего отчета. Используйте полосу прокрутки, чтобы увидеть их все. Выберите интересный формат и нажмите ОК.
Полученный отчет отформатирован и сохранит форматирование даже после перехода к новому отчету.