Microsoft утверждает, что 80% людей, использующих Excel, никогда не использовали сводную таблицу. Ближе к концу серии «40 дней Excel» я представляю себе сводные таблицы.
Сводные таблицы - это чудо. Вам предоставляется книга с тысячами строк подробных данных. Вы можете суммировать эти данные всего за несколько кликов с помощью сводной таблицы. Я написал целые книги по сводным таблицам, поэтому сегодня я хочу провести вас через создание вашей первой сводной таблицы.
Предположим, у вас есть 6464 строки данных с клиентом, продуктом, датой и количественной выручкой. Вы хотите узнать доход для 5 лучших клиентов, купивших виджеты.
- Выберите одну ячейку в вашем наборе данных
-
На вкладке Вставка ленты выберите Сводная таблица.
Запустите сводную таблицу -
В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» выберите «Существующий лист». Всегда оставляйте пустой столбец между данными и сводной таблицей, поэтому в этом случае выберите ячейку G2 в качестве места для хранения сводной таблицы.
Выберите, где построить сводную таблицу Панель полей сводной таблицы появится в правой части экрана. В верхней части панели находится список полей в вашем наборе данных. Внизу четыре зоны выпадения с запутанными названиями.
Перетащите поля в эти зоны перетаскивания - Перетащите поле «Клиент» из верхней части списка полей сводной таблицы в зону перетаскивания «Строки».
- Перетащите поле «Доход» из верхней части списка полей сводной таблицы в зону перетаскивания «Значения».
- Перетащите поле «Продукт» в зону сброса «Фильтры».
-
Откройте раскрывающийся список фильтров в H2 и выберите Виджет. На этом этапе вы увидите сводку клиентов, купивших виджеты /
Всего 7 шагов для создания этого сводного отчета - На ленте есть две вкладки сводной таблицы. Перейдите на вкладку Дизайн. Выберите Макет отчета, Показать в табличной форме. Это изменяет заголовок в G3 с «Ярлыки строк» на «Клиент». Это также улучшит сводную таблицу, если позже вы добавите больше полей строк.
- Откройте раскрывающийся список в G3. Выберите Value Filters, Top Ten. В диалоговом окне Top 10 Filter (Customer) выберите Top, 5 Items by Sum of Revenue. Щелкните ОК.
- Сводные таблицы никогда не выбирают правильный числовой формат. Выберите все ячейки дохода из H4: H9. Назначьте формат валюты с двумя десятичными знаками.
- Если вы хотите, чтобы отчет был отсортирован по крупнейшему клиенту вверху, выберите любую ячейку дохода и щелкните значок «Сортировка по убыванию» (ZA) на вкладке «Данные». Это ярлык для открытия раскрывающегося списка в G3 и выбора Сортировать от Я до А.
На этом этапе вы решили исходный вопрос:
Однако сводные таблицы легко изменить. Теперь, когда вы ответили на первый вопрос, попробуйте любое из этих:
- Измените раскрывающийся список в H1 с виджета на гаджет, чтобы увидеть самых популярных пользователей гаджетов.
- Дважды щелкните доход в H4, чтобы просмотреть список всех записей, составляющих эти данные. Отчет появится на новом листе слева от текущего листа.
- Щелкните значок сводной диаграммы на вкладке "Анализ", чтобы составить диаграмму 5 лучших клиентов.
Это лишь некоторые из параметров сводных таблиц.
Я люблю спрашивать команду Excel об их любимых функциях. Каждую среду я буду делиться одним из их ответов. Сегодняшний совет от менеджера проекта Excel Эша Шармы.
Идея дня в Excel
Я попросил совета у моих друзей-мастеров Excel по поводу Excel. Сегодняшняя мысль задуматься:
«С Excel нельзя готовить, но можно делать пироги»
Таня Кун
