Этот совет является продолжением совета Excel прошлой недели. Вы можете использовать команду «Перейти к специальному», чтобы выбрать пустые ячейки из диапазона. Это отличный метод Excel для очистки данных в сводной таблице.
Сводные таблицы - прекрасные инструменты. Но что, если ваша сводная таблица - это всего лишь промежуточный шаг в ваших манипуляциях с данными, и вы хотите в дальнейшем использовать сводные данные в сводной таблице? Раньше я регулярно получал 5000 строк данных из устаревшей системы мэйнфреймов. В этих данных есть столбцы для продукта, месяца, региона, статуса и количества. Мне нужно было суммировать данные в сводной таблице с указанием месяцев вверху, продукта, региона и статуса в строках. Сводные таблицы делают это несложно.
Оттуда мне нужно было взять данные из сводной таблицы и импортировать в Access. Как видите, сводная таблица по умолчанию для этого не подходит. В Excel используется стиль контура, поэтому каждая область отображается только один раз с пустыми ячейками после нее до промежуточного итога области. Ячейки в разделе данных без данных будут пустыми, а не числовыми. Мне также не нужны промежуточные итоги в данных.
Начиная с Excel 97, для сводной таблицы есть параметры, позволяющие контролировать некоторые из этих действий.
В диалоговом окне макета сводной таблицы дважды щелкните имя поля для региона. В разделе «Промежуточные итоги» установите переключатель «Нет». Это позволит избавиться от нежелательных промежуточных итогов.
В Excel 2000 с помощью кнопки параметров вы попадете в диалоговое окно, в котором вы можете указать «Для пустых ячеек показать:» и ввести ноль, чтобы у вас не было таблицы, полной пустых ячеек.
Для дальнейшего манипулирования сводной таблицей вам необходимо сделать ее больше не сводной таблицей. Если вы попытаетесь изменить ячейки в сводной таблице, Excel сообщит вам, что вы не можете изменить часть сводной таблицы. Чтобы перейти от сводной таблицы к простым значениям, выполните следующие действия:
- Переместите указатель ячейки за пределы сводной таблицы.
- Если сводная таблица начинается со строки 1, вставьте новую строку 1.
- Начните выделять новую пустую строку 1 и перетащите вниз, чтобы выбрать всю сводную таблицу.
- Нажмите Ctrl + C (или Edit - Copy), чтобы скопировать этот диапазон.
- Выделив ту же область, выполните Edit - Paste Special - Values - OK, чтобы изменить сводную таблицу на статическое значение.
Но вот настоящий совет на эту неделю. Дженнифер пишет
Я постоянно сталкивался с проблемой использования параметра сводной таблицы для суммирования пачки данных, но он не заполняет строки под каждым изменением в категории строк. Вы знаете, как сделать так, чтобы сводная таблица заполнялась под каждым изменением категории? Мне приходилось перетаскивать и копировать каждый код вниз, чтобы я мог делать больше сводных таблиц или сортировку. Я попытался изменить параметры в сводной таблице, но безрезультатно.
Ответ непросто узнать. Это не интуитивно понятно. Но если вы ненавидите перетаскивать эти ячейки вниз, вам понравится потратить время на изучение этого процесса! Следуйте дальше - это кажется длинным и затянутым, но это действительно работает. Как только вы его получите, вы сможете сделать это за 20 секунд.
На самом деле здесь есть 2 или 3 новых совета. Предположим, у вас есть 2 столбца слева, которые имеют формат структуры, которые необходимо заполнить. Выделите ячейку A3 полностью вниз до ячейки B999 (или любой другой вашей последней строки данных).
Уловка №1. Выбор всех пустых ячеек в этом диапазоне.
Нажмите Ctrl + G, alt = "" + S + K, а затем введите. а?
Ctrl + G вызывает диалог GoTo
Alt + S выберет кнопку "Специальная" в диалоговом окне.
Диалог Goto-Special - потрясающая вещь, о которой мало кто знает. Нажмите «k», чтобы выбрать «пробелы». Нажмите Enter или нажмите OK, и теперь вы выбрали только все пустые ячейки в столбцах структуры сводной таблицы. Это все ячейки, которые вы хотите заполнить.
Уловка №2. Не смотрите при этом на экран - это слишком страшно и сбивает с толку.
Нажмите клавишу равенства. Ударьте стрелку вверх. Удерживая Ctrl, нажмите Enter. Нажатие клавиши равно, и стрелка вверх говорит: «Я хочу, чтобы эта ячейка была такой же, как ячейка над мной». Удерживание Ctrl при нажатии клавиши Enter говорит: «Введите эту же формулу в каждую выбранную ячейку, которая, благодаря уловке №1, представляет собой все пустые ячейки, которые мы хотели заполнить.
Уловка №3. Что Дженнифер уже знает, но здесь для полноты.
Теперь вам нужно заменить все эти формулы на значения. Снова выберите все ячейки в A3: B999, а не только пробелы. Нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать этот диапазон. Нажмите alt = "" + E, затем sv (ввод). Вставить специальные значения в эти формулы.
Та-да! Вы больше никогда не будете тратить полдня на ручное вытягивание заголовков столбцов в сводной таблице.
