На днях я разговаривал со Стивом по телефону, когда мне в голову пришла идея этого совета. У Стива была таблица ежемесячных продаж в Excel. Поскольку две продуктовые линейки были объединены, Стиву нужно было добавить все показатели продаж продукта D к показателям продаж продукта C. Когда я слушал по телефону, Стив сделал то же, что и все мы: вставил пустую строку Excel, ввел формула Excel для суммирования ячеек, затем использовались специальные значения вставки, чтобы вставить результат поверх исходных цифр для продукта C, затем был удален старый продукт D и временная пустая строка. Есть более быстрый способ - использовать «Вставить специальное добавление» вместо «Вставить специальные значения».
Если вы работаете с электронными таблицами со времен Lotus 1-2-3, то вы знаете, как / Диапазон значений ячеек с формулами, чтобы изменять записи из формул в значения. Когда вы перешли в Excel, справка Excel научила нас использовать «Правка»> «Специальная вставка»> «Значения» для достижения того же результата. После ворчания по поводу необходимости изучить новый метод, мы все быстро начали использовать «Вставить специальные значения» (если вы настоящий фанат клавиатуры, вы запомнили сочетание клавиш alt-esv) и продолжили свою жизнь.
Для тех, кто не знает, как использовать «Вставить специальные значения»: просмотрите «Соединить текст в Excel».
Вот совет этой недели: вы когда-нибудь смотрели на диалоговое окно «Специальная вставка» и задавались вопросом, что на самом деле делают все эти другие параметры?
Давайте посмотрим на раздел «Операция» диалогового окна PasteSpecial. С помощью параметра «Добавить» вы можете выделить прямоугольный диапазон ячеек, использовать «Правка»> «Копировать», чтобы скопировать их в буфер обмена, затем используйте «Правка»> «Специальная вставка»> «Добавить», чтобы добавить эти значения в другой диапазон ячеек. Это значительно упростит задачу Стива.
Давайте посмотрим на пример Стива. Он хочет добавить цифры продаж за каждый месяц из элемента D к соответствующему месяцу для элемента C. Сначала Стив выделит ячейки B4: M4 и нажмет «Правка»> «Копировать».
Затем он выделит ячейку B3, выберите «Правка»> «Специальная вставка» и выберите «Добавить» в разделе «Операция» диалогового окна «Специальная вставка».
Нажмите OK, и Excel добавит ячейки из буфера обмена к существующим значениям для элемента C.
Теперь Стив может удалить элемент D и продолжить свой путь. Этот метод быстрее и менее подвержен ошибкам, чем вставка строки, ввод формулы, изменение формул на значения и вставка исходных цифр. Это не намного быстрее, но помогает каждый бит.
Специальную вставку также можно использовать для применения одного значения к диапазону ячеек. Например, если у вас есть 1000 ячеек, которые все отрицательны, и вам нужно изменить их на положительные:
- Найдите временную ячейку и введите -1 в качестве значения в этой ячейке.
- Скопируйте временную ячейку
- Выделите свой диапазон в 1000 ячеек
- Используйте Edit> Paste Special> Multiply, чтобы умножить все эти 1000 ячеек на минус 1.
Итак, в следующий раз, когда вы собираетесь вставить временную строку для выполнения вычислений, попробуйте эти другие параметры в диалоговом окне «Специальная вставка», чтобы упростить себе жизнь.
