Стив, клиент из Каролины, задал вопрос, который привел к этой подсказке. Обычно данные, импортированные из внешней системы, имеют поле даты. Существует простой метод с использованием сводной таблицы для преобразования поля даты в недели, месяцы, кварталы или годы.
Сводные таблицы - поистине удивительная особенность Excel. Если вы не знакомы с тем, как создать сводную таблицу, ознакомьтесь с дополнительными приемами работы со сводной таблицей в Excel.
Я довольно часто использую сводные таблицы и совсем недавно обнаружил возможность автоматически группировать даты по месяцам или годам для анализа в сводных таблицах.
Используя обычный мастер сводной таблицы, довольно просто взять данные, подобные показанным слева, и создать сводную таблицу, показанную ниже. В этой базовой сводной таблице даты идут вниз, а регионы - вверху.
Во времена Excel 95, если вы хотели заменить ежедневные даты месяцами, вам приходилось прибегать к вставке нового столбца в исходные данные с помощью функции day (). В сегодняшней версии Excel есть более простой способ.
Для начала щелкните правой кнопкой мыши поле даты в сводной таблице. Во всплывающем меню выберите «Группа» и «Структура», затем выберите «Группа…
Обратите внимание, что этот параметр доступен только для полей в разделе строк или столбцов сводной таблицы. Если вы хотите сгруппировать поле в разделе «Страница» сводной таблицы, вы должны сначала перетащить его в столбцы, сгруппировать его, а затем перетащить обратно в раздел «Страница».
Excel предлагает 7 уровней группировки по умолчанию. Вы можете выбрать один или несколько из них в диалоговом окне «Группировка». Если вы выберете один уровень группировки, поле сводной таблицы (в данном случае InvDate) останется как поле, но теперь будет отображаться сгруппированным по определенному уровню.
Если вам случится выбрать несколько уровней группировки (например, месяц, квартал, год), тогда Excel добавит новое поле в список сводных полей для 2-й и 3-й групп. По умолчанию Excel присваивает этим более поздним сводным таблицам имя, например «Кварталы» или «Годы». Таким образом, этот совет является отличным решением вопроса: «Почему в моей сводной таблице есть дополнительные поля под названием« Годы », которых нет в моих исходных данных?»
Соглашение об именах по умолчанию в Excel для 2-го и 3-го уровней группирования оставляет желать лучшего, когда у вас есть 2 поля даты в сводной таблице и вы группируете их по месяцам, кварталам и годам. Допустим, у вас есть поле для срока выполнения и еще одно поле для фактической даты завершения. Если вы сгруппируете оба этих поля по месяцам, кварталам и годам, список сводных полей будет предлагать кварталы и годы дважды, и вам придется вспомнить, в каком порядке вы добавляли поля, когда позже перетаскиваете их из списка сводных полей на сводная таблица. По этой причине я предлагаю использовать диалоговое окно с информацией о поле, чтобы переименовать поле с лет на что-то более значимое.
После указания, что вы хотите сгруппировать InvDate по месяцам, сводная таблица пересчитывает и сворачивает даты до одной в месяц. Это очень эффективный метод предоставления представлений данных на уровне сводки с компонентом даты.
