Иногда, если вы действительно знаете название функции, легко найти, как управлять этой функцией. Но, учитывая сегодняшнюю тему, большинство людей, которых ужалила эта «ошибка», понятия не имеют, почему это происходит. Они сообщат о симптоме вроде: «По какой-то причине двое наших сотрудников продолжают появляться в верхней части сводных таблиц». Я часто предсказываю, что сотрудника назовут июнь, май или даже пятницу.
Вот история: каждая копия Excel начинается с четырех встроенных настраиваемых списков. Эти списки содержат названия двенадцати месяцев, семь названий дней недели, сокращения двенадцати месяцев и семь сокращений дней недели. Пользовательские списки часто используются вместе с маркером заполнения для быстрого добавления заголовков на лист.
Но у настраиваемых списков есть другие применения. Вы можете сортировать по индивидуальному списку. В диалоговом окне «Сортировка» раскрывающийся список «Сортировать по» предлагает список по возрастанию, убыванию и настраиваемый список. Кроме того, вы можете использовать настраиваемый список для управления последовательностью элементов в сводной таблице.
Поскольку настраиваемые списки полезны, многие люди будут создавать новые настраиваемые списки. Список может состоять из двух или до 254 пунктов. Вы можете добавить настраиваемые списки для своих производственных линий, центров затрат или заводов.
Например, у меня есть настраиваемый список с тремя названиями регионов: Восток, Центр, Запад. Список содержит элементы в указанном порядке. Когда я создаю сводную таблицу, сводная таблица будет автоматически отображать регионы в последовательности Восток, Центр, Запад, даже если обычная последовательность будет Центральная, Восточная, Западная.
Что произойдет, если ваша компания представит новый Южный регион, а вы не обновите настраиваемый список? Excel будет использовать Восток, Центр, Запад из настраиваемого списка, а затем отобразит элементы, которых нет в настраиваемом списке:
Но давайте представим, что вы не создали никаких пользовательских списков. В вашей версии Excel есть только четыре встроенных списка. В этих настраиваемых списках есть тридцать восемь слов. Если у вас есть набор данных с именами, и некоторые из этих имен попадают в список из 38 слов, эти имена будут отсортированы в верхнюю часть сводной таблицы. Я не знаю многих людей с именем Вт или Чт. Но я знаю много людей с именем Ян. Проблема возникнет, если ваши данные будут включать любое из этих имен: апр, апрель, август, август, декабрь, декабрь, февраль, февраль, пт, пятница, январь, январь, июль, июль, Июнь, июнь, март, март, май, май, пн, понедельник, ноябрь, ноябрь, октябрь, октябрь, сб, суббота, сентябрь, сентябрь, вс, воскресенье, чт, четверг, вт, вторник, среда и среда.
Заметка
Во время записи видео ниже я случайно обнаружил, что сортировка сводной таблицы может происходить из разных списков. Ян из аббревиатуры месяца и апрель из названия месяца будут отсортированы перед другим именем, например Энди. Однако нет четкого правила, по которому пользовательские списки будут сортировать в первую очередь. Я даже проверил с Сэмом Рэдом в команде Excel, и нет ничего определенного, чтобы обрабатывать смешивание элементов из нескольких списков. Сэм предлагает, если вы хотите управлять сортировкой сводной таблицы, храните все элементы в одном настраиваемом списке.
Итак - как заставить Яна прекратить сортировку до вершины сводной таблицы? В конце концов, вы не можете удалить эти встроенные настраиваемые списки.
- Щелкните правой кнопкой мыши сводную таблицу и выберите «Параметры».
- В параметрах сводной таблицы перейдите на вкладку Итоги и фильтры.
- Снимите флажок «Использовать настраиваемые списки при сортировке».
Примечание: это не исправит уже существующую сводную таблицу. Вам необходимо выполнить шаг 4, чтобы повторно отсортировать уже существующую сводную таблицу. - Откройте раскрывающийся список "Регион" в сводной таблице. Выберите Сортировать по возрастанию
Если у вас есть Office 365 или Excel 2019, вы можете изменить значения по умолчанию для всех будущих сводных таблиц, чтобы отключить эту функцию. Перейдите в File, Options, Data, Edit Default Layout. В следующем диалоговом окне щелкните Параметры сводной таблицы и отключите функцию, показанную выше.
Смотреть видео
Стенограмма видео
Изучите Excel из подкаста, эпизод 2211: сводная таблица, без настраиваемой сортировки.
Привет, добро пожаловать обратно в netcast, я Билл Джелен. Сегодняшний вопрос: почему мои сводные таблицы сортируются в странной последовательности?
Хорошо, у нас есть список сотрудников, и все они указаны по имени - Адам, Эйприл, Клэр, Делла - мы вставляем сводную таблицу: Insert, PivotTable, OK - поместите имена в слева, и Продажи, по какой-то причине, наверху идут январь и апрель, за ними следуют Гэри, Отто, Пол, май, июнь, а затем все остальные по алфавиту. Что тут происходит?
Ну, я точно знаю, что здесь происходит, и много раз использую это специально. Позвольте мне ввести регион, и вы заметите, что отображается регион: Восток, Центр, Запад. Почему он появляется: Восток, Центр, Запад? Поскольку я настроил настраиваемый список: файл, параметры, расширенный, прокрутите до конца, измените настраиваемые списки и увидите? У меня есть список - Восток, Центр, Запад. И этот список позволяет мне использовать Fill Handle для заполнения этого списка, он позволяет мне сортировать данные в этот список - вам нужно перейти в Data, Sort, а затем выбрать третий раскрывающийся Custom List и автоматически Сводные таблицы будут отсортированы по этому списку. Это красиво, правда? Я хочу, чтобы это случилось.
Но в случае, когда у нас есть Employee вместо Region - и у нас есть некоторые сотрудники с именами январь, апрель, май, июнь или среда - они поднимутся на вершину списка. Итак, почему Гэри, Отто и Пол? Потому что я все время создаю фальшивые данные, поэтому у меня есть собственный список, который начинается с Энди и содержит 26 имен, и бывает, что Гэри, Отто и Пол оказываются в моем списке. Если бы у нас был сотрудник по имени среда или вторник, они также попали бы в начало списка.
Хотя я действительно не могу здесь объяснить одну вещь - и я пытаюсь понять, как Excel работает все время - но в этом конкретном случае я не могу понять закономерность, потому что январь и апрель находятся в этом list здесь - четвертый список сверху - и если бы я просто набрал в январе и схватил Fill Handle и перетащил - или, скажем, я набрал Jan и взял Fill Handle и перетащил - он собирается используйте ближайший к низу, верно? Таким образом, этот с дополнительным словом «Всего» будет использоваться вместо этого в верхней части списка. Хорошо, так что январь и апрель в этом списке, а затем … вот, где Энди, вот здесь … вот Гэри, Отто и Пол в этом списке. Но май и июнь … ну, май в этом списке, а июнь в этом списке. Правильно. Итак, почему это?Смешивание элементов из этого списка, этого списка и этого списка - у меня нет объяснения этому. Я ожидал, что он выбрал бы один список и использовал бы все из этого списка, понимаете, или что-то в этом роде, верно? Почему здесь январь и апрель, а затем июнь до самого конца? Для меня это вообще не имеет смысла.
Но, в любом случае, суть серии не в этом. Вы настроились, чтобы выяснить, «Как сделать сводные таблицы без специальной сортировки?» Итак, вот что вам нужно сделать: чтобы изменить только эту сводную таблицу, щелкните правой кнопкой мыши, перейдите в Параметры сводной таблицы, перейдите на вторую вкладку под названием «Итоги и фильтры» и снимите флажок «Использовать настраиваемые списки при сортировке». Теперь это не решает. И даже удаление Employee и возвращение Employee не исправляет этого. Вам нужно перейти к этому раскрывающемуся списку и сказать «Сортировать от А до Я», и это все исправит.
Но что, если вы никогда не хотите, чтобы это произошло, верно? У вас есть кто-то по имени Ян, и они всегда занимают верхние позиции в списке. Ну, можно выключить навсегда. Перейдите в меню «Файл», «Параметры», «Данные» - теперь это новинка Office 365, появившаяся в 2017 г. - Изменить макет по умолчанию. Перейдите к параметрам сводной таблицы, перейдите к Итогам и фильтрам и снимите флажок «Использовать настраиваемые списки при сортировке». Если у вас нет этого выбора, что ж, пора перейти на Office 365. На самом деле нет причин использовать Excel 2016, Excel 2013 или Excel 2010. Вы хотите получить последнюю и лучшую версию - новые функции каждый месяц, и они действительно дают нам много замечательных новых функций каждый месяц. На самом деле дешевле использовать Office 365, чем платить 400 долларов раз в три года. Так что, знаете, для этого вообще нет веских причин.
Сводные таблицы, настраиваемые списки - все это описано в моей книге LIVe, 54 величайших совета по работе с Excel всех времен. Щелкните "I" в правом верхнем углу, чтобы узнать больше о книге.
Хорошо, подведем итоги сегодня: почему Май или Ян продолжают сортировку до вершины сводной таблицы? Это потому, что сводные таблицы следуют шаблону сортировки любых настраиваемых списков, а названия месяцев или дней недели находятся в настраиваемых списках. Итак, если вы нанимаете людей с именами июнь, май или среда, они попадут в верхнюю часть сводной таблицы. Где вы можете увидеть свои пользовательские списки? Перейти к файлу; Опции; Продвинутый; прокрутите вниз до конца; Редактировать пользовательские списки. Но, эй, эти первые четыре серии, с названиями месяцев и дней недели? Их нельзя удалить. Вам не разрешено их редактировать; Они встроены. Итак, ваше единственное решение - просто уволить всех людей с именем апрель или июнь, или вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши сводную таблицу и выбрать «Параметры»; перейдите в Итоги и фильтры; снимите флажок «Использовать настраиваемые списки при сортировке». Или,если у вас есть Office 365, просто отключите его для каждой будущей сводной таблицы - файла; Опции; Данные; Значения сводной таблицы по умолчанию; войдите в Параметры сводной таблицы и выключите ее один раз. Он будет отключен во всех будущих списках.
Что ж, эй, чтобы попробовать это - скачать книгу из сегодняшнего видео - посетите URL-адрес в описании YouTube.
Я хочу поблагодарить вас за то, что заглянули; Увидимся в следующий раз для другого сетевого вещания от.
Скачать файл Excel
Чтобы загрузить файл Excel: pivot-table-no-custom-sort.xlsx
Идея дня в Excel
Я попросил совета у моих друзей-мастеров Excel по поводу Excel. Сегодняшняя мысль задуматься:
"Живи жизнью, одолженной Excel"
Ариф Али
