Загадка из моего живого семинара Power Excel в Атланте для Совета Южного залива IMA: у вас есть две колонки чисел. Внизу каждого столбца есть автосумма. При вставке строк автосумма в одном столбце перестает работать. Что могло быть причиной этого?
Предположим, вы начали с двух столбцов таких чисел. Выберите B10: C11 и нажмите alt = "" + =, чтобы выполнить два вычисления автосуммы.
Вставьте новую строку 10. Введите 100 в B10 и 200 в C10. Оба итога обновляются, как и ожидалось.
Но чтобы представить проблему, вставьте строку 11 для Jicama. Введите значение в B11, но не в C11. По-прежнему все в порядке, но вы ввели ошибку.
Итоговая формула в C12 выше не обновляется, если вы не вводите число в C11.
Вставьте строку 12 и введите числа в оба столбца. Столбец B обновляется, а столбец C - нет.
Даже если вы вернетесь назад и наберете 0 в C11, уже слишком поздно, автосумма перестала обновляться.
Тот факт, что автосумма расширяется, объясняется настройкой в File, Options, Advanced:
Но новая функция (Excel 2000?) Для расширения диапазонов данных основана на загадочном наборе правил. Диапазон данных должен состоять из 3 последовательных ячеек, и вы добавляете новую строку или столбец в конце. Видимо, недостаточно добавить пустую ячейку. Вы должны ввести что-то в эту ячейку, чтобы функция появилась.
Какое обходное решение? Добавьте пустую строку между последней строкой данных и суммой. Включите в сумму пустую строку. Я делаю дополнительный шаг, устанавливая высоту строки на 3 и использую темно-серую заливку, чтобы дополнительная строка выглядела как подчеркивание бухгалтерского учета. Это побуждает людей вставлять новые строки «над линией» и поддерживать формулу в рабочем состоянии.
Смотреть видео
Стенограмма видео
Изучите Excel из подкаста, эпизод 2199: Проблема с двумя автосуммами.
Привет, добро пожаловать обратно в сеть, я Билл Джелен. Пару недель назад я был в Атланте, штат Джорджия, на заседании IMA Совета Южного залива. В этом было много замечательных вопросов, в том числе и тот, который поставил меня в тупик. Кто-то сказал, что у них есть два столбца автосуммы - поэтому эти две ячейки здесь, нажмите кнопку автосуммирования (Alt + =) - и что по мере их работы они будут вставлять строки, вставлять строки, вставлять строки, а затем внезапно столбец 2 перестанет работать. Это было странно - типа, почему это вообще могло произойти? Но потом, знаете, когда я это говорил, я начал копировать то, что происходило.
Итак, мы подошли сюда, мы нажимаем Alt + IR, чтобы вставить строку, вводим следующий элемент и 100. Это 800 меняется на 900, это идеально; 200, 1600 меняется на 1800, отлично. Хорошо, но затем вставьте еще одну строку, и у нее будет значение. Красиво - тысяча изменений. Но столбец 2 по какой-то причине вообще не имеет значения. А затем мы вставляем новую строку - хорошо, вот где возникает проблема. Теперь столбец 1 будет работать. Я хочу ввести 123, и число изменится. Но здесь, поскольку я ничего не вводил для Jicama в C11, когда я ввожу здесь значение, 222, BAM - оно не работает, верно?
Итак, мы столкнулись с тем, что Excel расширяет эту формулу. Если у вас есть три или более ячеек, на которые ссылается формула, и вы вставляете четвертую ячейку, они расширят ее; но они расширяют его, только если вы добавляете число. И, ну, мы не добавляли сюда число, это вызывает всевозможные проблемы. Итак, я предлагаю вставить сюда пустую строку, и я собираюсь изменить цвет этой пустой строки - вам не нужно менять цвет пустой строки, но мне нравится чтобы изменить цвет пустой строки. Мы как бы переходим к приятному светло-серому цвету, а затем помещаем сюда вашу сумму, хорошо? В общем, когда мы используем автосумму, она будет включать пустую строку. Скопируйте это поперек.
И я … это профессиональный совет … Я даже делаю для моей высоты строки, например, крошечной, может быть, 3, хорошо? Похоже, мы просто делаем здесь акцент на бухгалтерском учете. И тогда вы должны всегда вставлять новые строки над пустой строкой.
Итак, «Айсберг», «111», «222», отлично. Вставить новую строку: Jicama, написано неправильно, "111", отлично, ничего. А потом вставьте новую строку: Кале, «111», «222», БАМ! И он продолжает работать. Хорошо. Итак, если вы собираетесь иметь эти пустые ячейки, лучший общий подход - это включить пустую строку в вашу автосумму, а затем обучить людей, использующих электронную таблицу, всегда вставлять дополнительные новые строки над пустыми. row, и ваша автосумма будет продолжаться.
Подобные советы есть в моей новой книге LIVe, 54 величайших совета по работе с Excel всех времен.
Хорошо. Резюме эпизода: у нас есть два столбца чисел; автосумма внизу второго столбца периодически перестает работать; однажды он сломается, он сломается навсегда; это когда вы вставляете строки, и мы выяснили, что это когда вы иногда пропускаете число; поэтому лучше всего всегда оставлять пустую строку между автосуммой и числами; а затем вставьте новые строки над этой пустой строкой; вы можете сделать пустую строку немного меньше, изменить цвет, она будет выглядеть как подчеркивание.
Теперь, чтобы загрузить книгу из сегодняшнего видео, если вы хотите продолжить работу, это URL-адрес внизу в описании YouTube. И если вы хотите весело провести день, посмотрите мой список предстоящих семинаров. Я также помещу эту ссылку в описание YouTube.
Я хочу поблагодарить вас за то, что заглянули, увидимся в следующий раз на другом сетевом трансляции от.
Скачать файл Excel
Чтобы загрузить файл Excel: проблема с двумя-autosum.xlsx
Идея дня в Excel
Я попросил совета у моих друзей-мастеров Excel по поводу Excel. Сегодняшняя мысль задуматься:
«Майк Гирвин найдет способ»
Кевин Лербасс
