Чтобы попробовать этот совет на своем компьютере, загрузите и разархивируйте CFH249.zip.
Часто мы составляем электронные таблицы, чтобы их могли заполнить другие люди. Если эти люди не смотрят "Призыв о помощи", возможно, они не так разбираются в таблицах, как вы. Эти люди могут найти необычные способы ввода неправильного типа данных - ввод текста там, где вы ожидаете числа, или неправильное написание регионов. Используйте функции проверки данных Excel, чтобы контролировать, что можно вводить в вашу электронную таблицу.
По умолчанию каждая ячейка в Excel допускает любое значение. Вы можете использовать диалоговое окно «Данные - проверка», чтобы контролировать, какие значения люди могут вводить в ячейку.
Настройте ячейку, чтобы разрешить целые числа от 1 до 50
На листе ниже вы хотите ограничить ячейку B1, чтобы она принимала только целые числа от 1 до 50.
Выберите ячейку B1. В меню Excel выберите Данные - Проверка.
Первоначально диалоговое окно «Проверка данных» показывает, что ячейка настроена на разрешение «Любое значение».
В раскрывающемся списке Разрешить выберите Целое число.
После выбора «Целое число» диалоговое окно изменяется, показывая минимальное и максимальное значение. Введите здесь 1 и 50.
В диалоговом окне «Проверка данных» выберите вкладку «Входное сообщение». Значения на этой странице появятся во всплывающей подсказке, которая будет всплывать всякий раз, когда кто-либо выбирает ячейку. Введите заголовок и текст, чтобы помочь человеку использовать рабочий лист.
На вкладке «Предупреждение об ошибке» введите сообщение об ошибке, которое будет отображаться, если кто-то введет неправильное значение.
Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Когда кто-либо перемещает указатель ячейки в ячейку B1, на вкладке «Сообщение ввода» появляется всплывающая подсказка с вашим текстом.
Если они попытаются ввести неправильное значение, Excel выдает сообщение об ошибке.
Как только они вводят неправильное значение, они должны либо ввести правильное значение, либо нажать клавишу Esc, чтобы выйти из сообщения об ошибке. Нажатие Esc очистит запись в B1.
дополнительные детали
У вас есть некоторый контроль над тем, насколько бдительным будет Excel. Я ненавижу, когда машины пытаются притвориться, что они умнее меня. Что, если когда-нибудь ваша компания вырастет и действительно будет иметь представитель №51? Если вы измените стиль с «Стоп» на «Предупреждение», тогда Excel будет препятствовать тому, чтобы пользователь вводил 51, но разрешит это. Вот вкладка "Предупреждение об ошибке":
В появившемся сообщении об ошибке есть кнопка по умолчанию, указывающая, что результат следует изменить. Человек, использующий рабочий лист, может выбрать Да, чтобы разрешить ввод 51.
Если вы измените стиль ошибки на «Информация», пользователь будет предупрежден о том, что он ввел неожиданное значение, но по умолчанию в окне сообщения будет установлено «ОК», чтобы он мог сохранить неправильное значение. В этом случае вы можете использовать подобное сообщение.
Введите неправильное значение, и сообщение об ошибке позволит вам принять неправильное значение простым нажатием клавиши Enter, чтобы выбрать кнопку ОК по умолчанию.
Использование проверки для создания раскрывающегося списка
Если вы позволите людям вводить текст в регионе, вы скоро обнаружите, что есть дюжина способов ввести «Западную Австралию». Было бы лучше позволить людям выбирать из раскрывающегося списка допустимые значения. Это очень легко настроить.
Сначала перейдите в труднодоступное место на листе и введите список допустимых регионов.
Выберите ячейку, в которой должен быть раскрывающийся список. В меню выберите Данные - Проверка. Измените любое значение на список. В текстовом поле «Источник» выберите диапазон, содержащий ваш список. Оставьте выбранным раскрывающийся список в ячейке.
Результат: каждый раз, когда ячейка выбрана, появляется стрелка раскрывающегося списка, и ваш список становится доступным.
дополнительные детали
Вы можете переместить список на другой лист, чтобы он не был случайно удален. Технически Microsoft говорит, что это недопустимо. Однако есть обходной путь. Введите список на другом листе. Присвойте этому диапазону имя (Insert - Name - Define).
На исходном листе настройте проверку. В поле «Список» введите знак равенства, а затем имя диапазона на другом листе.
Добавить всплывающие подсказки к ячейкам
Одним из интересных способов использования проверки является настройка входных сообщений для ячейки, оставляя другие вкладки диалогового окна проверки данных пустыми. Таким образом, программа примет любое значение без сообщения об ошибке, но когда кто-то переместит указатель ячейки на ячейку, он увидит всплывающую подсказку с указанием ожидаемых значений.
