В этом видео я покажу вам способ быстро добавить недостающие данные на лист. Это простой метод с использованием очень простой формулы, и это прекрасный пример силы относительных ссылок на ячейки.
Иногда вы получаете неполный набор данных, потому что он организован в виде схемы, причем основные заголовки и подзаголовки появляются только один раз в начале нового раздела.
Это не проблема для людей, потому что мы можем видеть и понимать общую структуру данных.
Но это не сработает, если вы хотите анализировать данные с помощью фильтров, сводных таблиц или даже условного форматирования. Чтобы разрезать данные с помощью этих инструментов, вам понадобится полный набор значений в каждой строке.
Но вводить такую недостающую информацию вручную в большой набор данных - утомительная работа, даже с использованием ярлыков.
К счастью, если данные хорошо организованы, вы можете использовать простую формулу для добавления недостающих значений.
Попробуем с этими данными.
Для начала выберите данные. Если я помещу курсор в последний столбец, который содержит полный набор значений, элемент управления A сделает свое дело.
Далее выберите только пустые ячейки. Для этого используйте Ctrl-G, чтобы открыть специальное окно GoTo, затем выберите «Пусто» и нажмите «ОК».
На этом этапе выбраны только пустые ячейки, и мне просто нужно добавить формулу для извлечения недостающих значений. Вы можете подумать, что вам нужно что-то необычное, но на самом деле из-за относительного характера ссылок в Excel нужная нам формула чрезвычайно проста. Ключ начинается с правильной ссылки.
Для этого убедитесь, что активная ячейка в выделенном фрагменте - одна из пустых ячеек. Активная ячейка будет основой для всех вводимых формул.
Затем введите формулу, которая устанавливает для активной ячейки адрес ячейки над ней.
Теперь вместо нажатия клавиши возврата, которая вводит формулу только в активную ячейку, нажмите клавиши Control + return.
Управляющий возврат вводит одну и ту же формулу во все выбранные ячейки сразу. Поскольку формула содержит относительную ссылку, Excel обновит адрес в каждом месте. Фактически, мы говорим Excel использовать «ячейку выше» для заполнения всех пустых ячеек. Это создает цепочку формул, которые все «ищут», чтобы получить значения.
Наконец, нам нужно избавиться от формул, чтобы они не вызывали проблем, если позже мы сортируем или иным образом манипулируем данными. Выделив все формулы, скопируйте их в буфер обмена, затем используйте специальную вставку и выберите значения. При этом все формулы заменяются фактическими значениями.
Теперь у нас есть полный набор данных, который мы можем легко проанализировать.
Курс
Основная формулаСвязанные ярлыки
Редактировать активную ячейку F2 ⌃ + U Ввести одни и те же данные в несколько ячеек Ctrl + Enter ⌃ + Return Отменить последнее действие Ctrl + Z ⌘ + Z Выбрать текущий регион Ctrl + A ⌘ + A Показать диалоговое окно «Перейти к» Ctrl + G ⌃ + G Переместить активную ячейку вниз в выделенной области Enter Return Переместить активную ячейку в выделенную область вверх Shift + Enter ⇧ + Return Копировать выбранные ячейки Ctrl + C ⌘ + C Показать диалоговое окно Специальная вставка Ctrl + Alt + V ⌘ + ⌃ + V
