Исправление данных Excel с помощью Flash Fill - Советы по Excel

Содержание

Каждую среду я слушаю любимый совет Excel от менеджера проекта Excel Эша Шармы. На этой неделе Flash Fill. Функция Flash Fill, представленная в Excel 2013, позволяет извлекать символы из столбца данных или объединять данные из столбцов без написания формулы.

Рассмотрим пример, показанный ниже. Код продукта состоит из трех сегментов, разделенных тире. Вы хотите извлечь средний сегмент. Первый сегмент может состоять из 3 или 4 символов. Второй сегмент всегда состоит из 2 символов. Формула для извлечения среднего сегмента не ракетостроение, но это не то , что новичок будет придумать: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

Формула, показанная в E2, является промежуточным Excel

Но с Flash Fill вам не нужно придумывать формулу. Следуйте этим простым шагам:

Убедитесь, что над A2 есть заголовок.
Введите заголовок в B1.
Введите ME в B2.
Здесь у вас есть выбор. Вы можете выбрать B3 и нажать Ctrl + E, чтобы вызвать Flash Fill. Или вы можете перейти к B3 и ввести первую букву правильного ответа: E. Если вы начнете вводить EU, Flash Fill перейдет в действие и покажет вам серый столбец с результатами. Нажмите Enter, чтобы получить результаты.

Excel предлагает прошить заливку

Лично я думаю, что я немного помешан на контроле. Я хочу сказать Flash Fill, когда начинать действие.

Эффект поседения, показанный на предыдущем рисунке, хорош, чтобы позволить новичку в Excel обнаружить, что существует Flash Fill. Он обнаружит, что кто-то собирается ввести тысячи ячеек, и предотвратит это. Flash Fill, вероятно, сэкономил миллионы часов продуктивности белых воротничков.

Но есть тонкости у Flash Fill - я называю это Advanced Flash Fill - и если вы понимаете эти тонкости, вы захотите заставить Flash Fill ждать до нужного времени.

Если вы хотите взять на себя управление, и при нажатии Ctrl + E выполняется только Flash Fill, перейдите в File, Options, Advanced и снимите флажок Automatically Flash Fill.

Предотвращение слишком раннего действия Flash Fill

Вот более сложный пример. Код продукта в столбце I содержит как цифры, так и символы верхнего регистра. Вы хотите получить только цифры или только символы. Для этого есть формула, но я не могу ее вспомнить. Не стесняйтесь смотреть Dueling Excel Video 186, чтобы узнать о формуле массива или пользовательской функции VBA. Я не собираюсь смотреть видео, т.к. могу решить эту проблему с помощью заливки флэш.

Извлечение цифр - сложная формула

Это один из тех случаев, когда Flash Fill не сможет определить узор на одном примере. Если вы наберете 0252 в J3, а затем Ctrl + E в J4, Excel не сможет определить ответ каждый раз, когда номер детали начинается с цифры.

Флэш заполняется слишком рано, и он не работает

Вместо этого выполните следующие действия:

Убедитесь, что над I2 есть заголовок. Добавьте заголовок в J1 и K1. Если заголовков нет, Flash Fill работать не будет.
Вам абсолютно необходимо, чтобы ведущий ноль появился в 0252 в ячейке J2. Если вы просто наберете 0252, Excel изменит его на 252. Итак, введите апостроф ('), а затем 0252 в J2.
В J3 введите '619816
В J4 введите 0115
Из J5 нажмите Ctrl + E. Flash Fill правильно получит только цифры

Флэш-заливка выясняет цель после 3 примеров

Осторожно

Flash Fill проверяет все столбцы в текущей области. Если вы попытаетесь извлечь буквы из столбца I, в то время как столбец J находится в текущей области, у Flash Fill возникнут проблемы. Вместо этого выполните следующие действия.

Выберите столбцы J&K. Главная, Вставить, Вставить строки листа, чтобы переместить столбец цифр в сторону.
В J1 введите заголовок.
В J2 введите BDNQGX
В J3 нажмите Ctrl + E. Flash Fill будет работать правильно.

Изолируйте столбцы, содержащие исходные данные

Flash Fill можно использовать для нескольких столбцов. В приведенном ниже примере вам нужны инициалы из столбца Z, за которыми следует точка. Затем пробел и фамилия из столбца AA. Вы хотите, чтобы все было в порядке. Если бы не люди с двустворчатыми именами, вы могли бы использовать =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Но общение с М.Э. Уолтоном значительно усложнит эту формулу. Flash Fill спешит на помощь.

Убедитесь, что есть заголовки в Z1, AA1 и AB1.
Введите J. Doe в AB2
Выберите ячейку AB3 и нажмите Ctrl + E. Заливка Flash перейдет к действию, но не будет использовать оба инициала в строках 6, 10 или 18.

Флэш-заливка может учиться на исправлениях
Выберите ячейку AB6 и введите новый шаблон: ME Walton. Нажмите Ввод. Чудом Flash Fill будет искать другие с этим шаблоном и исправит BB Miller и MJ White.

Флэш-заливка может учиться на исправлениях